เมื่อคนถามคำถามเดิมซ้ำๆผ่าน email และ Live Chat จะทำอย่างไรดี

phaseexpress



คนที่ทำหน้าที่ตอบลูกค้าโดยการพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นการคุยตอบลูกค้าด้วย email หรือจะเป็นระบบ Live Chat (ClickDesk.com Live Chat เป็นตัวที่ผมอยากแนะนำให้ใช้ครับผม) ลูกค้าที่ถามจะถามคำถามซ้ำๆ เหมือนเดิมๆ ทุกครั้งไปครับ เพราะฉะนั้นมันก็จะทำทีมงานตอบลูกค้าของเราก็ต้องพิมพ์ตอบซ้ำๆเดิมเหมือนกันครับ มันเป็นเรื่องที่ออกจะน่าเบื่อและ ไม่ productive สักเท่าไหร่แทนที่จะเอาเวลาไปทำอย่างอื่นได้ ก็ดันต้องมาพิมพ์คำตอบอะไรซ้ำๆ

สิ่งแรกที่คุณจะแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้ก็คือ ให้สร้างหน้าคำถามที่ถามบ่อยกันที่หน้า website ที่คุณขายสินค้า โดยอธิบายให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ครับ แต่ว่าอย่าพิมพ์ยาวเกินไป เพราะ คนที่อ่านจะเบื่อและไม่อยากจะอ่านอยู่ดีแล้วก็ต้องพิมพ์ถามเอาเป็นเหตุการณ์สุดท้ายครับ 

สร้าง FAQ Page หรือ “หน้าคำถามที่พบบ่อย”

การสร้าง page นี้ เรามักจะเรียก page นี้ว่า FAQ หรือคำถามที่พบบ่อย แต่ก่อนที่คุณจะรู้ได้ว่าคำถามอะไรพบบ่อยหรือว่าโดนถามบ่อยก็ต้องได้รับคำถามเหล่านั้นมาจากลูกค้าจริงๆของคุณก่อนอยู่ดีครับ

วิธีการที่ผมจะได้มาซึ่ง FAQ หรือคำถามที่พบบ่อยนี้ก็ต้องได้รับคำถามาจริง โดยการติดตั้งระบบ Live Chat เข้าไปที่หน้า homepage แล้วก็ให้ลูกค้าถามเข้ามาครับ และอีกวิธีการหนึ่งนั่นก็คือ การถามพนักงานหน้าร้าน (ถ้าหากว่าร้านคุณมีหน้าร้านด้วย) ก็ถามไปน่ะครับว่า “คนที่เข้ามาหน้าร้านจะถามคำถามอะไรเป็นประจำ ?” ก็แกะเอาจากพนักงานหน้าร้านนี้ก็จะรู้ได้เหมือนกันครับ

 

สร้างฐานข้อมูลคำตอบแล้วใช้ Phrase Express

เมื่อได้คำถามเหล่านี้แล้ว ก็้ต้องให้คนที่มีความรู้ความเข้าใจในสินค้าหรือบริการของร้านคุณพิมพ์คำตอบออกมาเป็นคำพูดธรรมดาครับ แล้วใช้ Pharse Express เพื่อบันทึกคำตอบเหล่านั้นไว้

TIPS : ในคำตอบที่พิมพ์เก็บไว้นั้นจะต้องมี Link หน้าใดๆที่เกี่ยวข้องเข้าไปด้วยจะเป็นเรื่องดี เช่น ถ้าหากว่า ถามว่าร้านค้ามายังไง ก็ให้แถม link ที่แสดงไปยังหน้า web ของเราที่อธิบายว่า ร้านค้ามาอย่างไรด้วย หรือถ้าหากว่า คำถามเหล่านั้นเป็น 1 ในคำถามที่ถามบ่อย ให้ link กลับไปที่หน้าคำถามที่ถามบ่อยด้วยก็จะดีเอามากๆครับผม

เมื่อคุณบันทึกคำถามเหล่านั้นไว้ แล้ว คุณก็จะต้องใช้ Phase Express ให้เป็นครับ ใช้ program Freeware ตัวนี้จะทำหน้าที่คือ การขยายข้อความที่คุณพิมพ์เข้าไปสั้นๆ แปลงให้เป็นเนื้อความยาวๆที่คุณตั้งค่าเอาไว้ก่อนแล้ว เช่น คุณอาจจะตั้งว่า mymail ให้กลายเป็น rackmanagerpro@googlemail.com เป็นต้น นั้นก็แปลว่า แค่พิมพ์ว่า mymail ปั้บ มันก็จะแปลง text นี้เป็น email ยาวๆของคุณครับผม หรือว่า ที่ผมใช้งานก็คือ คนที่ถามซ้ำๆผมก็พิมพ์เป็น code สั้นๆของตัวเอง แล้วให้มันแปลงเป็นคำตอบที่ยาวๆที่คุณต้องตอบซ้ำๆยังไงล่ะครับ

คุณจะเริ่มทำตัวเหมือนกับ BOT มากขึ้นครับซึ่ง มันไม่ได้เป็น BOT เสียทีเดียวเพราะว่าถ้าหากว่าคุณพิมพ์คำตอบเอาไว้ให้เป็นธรรมชาติมากที่สุด มันก็จะทำให้คุณคุยได้ไม่เหมือนกันหุ่นยนต์มากนักครับ

เข้าไปโหลด phaseExpress Freeware กันได้ที่นี่ครับแล้วลองใช้ดูผมว่าคุ้มค่าคุ้มเวลาที่จะลองมากๆเลยล่ะครับ 

rackmanagerpro.com © 2020 All Rights Reserved

Rackmanagerpro.com all right reserved 2007 - 2019

Copyright by Rackmanagerpro.com

Content Creted by Rackmanagerpro.com