พิมพ์ Chat คุยกันในองค์กร อีกขั้นของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ติดตั้งระบบ Chat เพื่อให้พนักงานคุนกันดีหรือเปล่า?



ตอนนี้คุณอาจจะแปลกใจว่า การ chat กันเป็น online Chat หรือว่าแม้กระทั่งระบบสื่อสารในองค์กร จะใช้เป็นระบบ Chat กันเสียซะมาก  การ chat ด้วยการพิมพ์ หรือ ผมมักจะเรียกเสมอๆว่า มันก็คือ การคุยกันด้วยนิ้ว แบบนี้จะเป็นการทำให้การสื่อสารกันชัดเจนใกล้เคียงกับระดับการพิมพ์เอกสารหากันเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะ แท้ที่จริง มันก็คือ ตัวอักษรที่อยู่บนเอกสารแค่ว่ายังไม่ได้พิมพ์ออกมาเป็นกระดาษเท่านั้นเอง

การพิมพ์คุยกันนั้น มีข้อดีอยู่หลายประการด้วยกันถ้าหากว่าให้ลองนึกดูจะเห็นประโยชน์ทางตรงต่อไปนี้

– การพิมพ์คุยกันมีหลักฐานในการคุย : ถ้าหากว่าคุณโทรศัพท์ติดต่อกัน โดยตรงแม้ว่ามันจะอธิบายเรื่องราวกันได้ละเอียดเพราะว่าการพูดนั้นมันสะดวกกว่าพิมพ์ ในการอธิบายเรื่องราวที่ต้องการความเห็นสองทาง ถามตอบ หรือการอธิบายเรื่องราวที่มีความยาวในเนื้อหา การพูดดูเหมือนจะเป็นการติดต่อกันที่เหมาะสมกว่า แต่ในทางกลับกันถ้าหากว่า พูดคุยกันแล้ว เพื่อความแน่นอนกลับต้องส่งเอกสารอย่างใดอย่างหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นข้อสรุปเอกสารที่ต้องส่งผ่านกันด้วยการพิมพ์ แล้ว email หรือ fax ไปหากันก็ตาม แต่ตรงข้ามกับการคุยกันด้วยการพิมพ์ การสื่อสารนั้นมีเอกสารจดกันทุกคำพูดอยู่แล้ว แต่ว่ายังไม่ได้สรุปเท่านั้น ทำให้แม้ว่าคุณอาจจะพิมพ์คุยกันก็ตาม แต่สุดท้ายสำหรับการจบสนทนา อาจจะต้องพิมพ์สรุปสั้นๆว่าที่คุยกันมาทั้งหมดนั้น สรุปได้ความ เพื่อมีการกระทำอะไรต่ออย่างไร

– การพิมพ์คุยกันสื่อสารตัวเลข ตัวสะกดและ code รหัสได้อย่างชัดเจนมากกว่า การสื่อสารด้วยคำพูด ถ้าหากว่าคุณได้ลองคุยกับพนักงานเพื่อบอกรหัสสินค้าหรือบอกรหัสอะไรสักอย่างที่เป็นตัวอักษรหรือตัวเลขชุด การพูดนั้นสื่อสารได้ยากกว่า อาจจะต้องมีการใส่คำพูดเพิ่มเติมเข้าไปเวลาพูดถึงตัวอักษร เช่น เอช ฮ่องกง เอ แอ้น เป็นต้น ทั้งนี้ถ้าหากว่าคุณบอกตัวอักษรแค่ตัวมันเอง มันจะเพี้ยนฟังเป็นตัวอักษรอื่นได้ไม่ยาก แต่ไม่เหมือนกับการพิมพ์คุยกัน ตัวอักษรเหล่านั้นแสดงอยู่ที่หน้าจออย่างชัดเจนและไม่ต้องทวนสอบรหัสเหล่านั้นกันอีก

– ไม่ต้องคุยกันแบบถามทันทีตอบทันทีก็ได้ มีหลายเรื่องที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างกันในองค์กร มันไม่จำเป็นที่จะต้องการคำตอบทันที สามารถที่จะรอคำตอบได้ เพราะงั้นแล้ว คนที่พิมพ์คำถามหรือคำร้องขอเอาไว้ ก็จะรู้สึกไม่ต้องเกรงใจในการติดต่อนั้น โดยเหมือนเป็นที่เข้าใจตรงกันอยู่แล้วว่า คำถามหรือข้อความนั้นอาจจะไม่ได้โดนอ่านในทันที และอาจจะเข้าใจได้ว่า มันเหมือนกับเป็นการทิ้งข้อความเอาไว้ก็ได้ ถ้าหากว่า user อีกทางเป็นคนที่ขึ้นสถานะว่า Away หรือไม่อยู่ที่หน้า computer หรือ Busy ก็ตามที

– นอกจาก Chat กันแล้ว สามารถส่ง file ภาพเสียงหรือเอกสารๆอื่นระหว่างการพิมพ์ได้ทันที ถ้าหากว่าคุณคุยโทรศัพท์เหตุการณ์แบบนี้จะทำไม่ได้เลย ถ้าหากว่าคุณจะส่งเอกสาร ก็ต้องส่งเอกสารไปก่อนล่วงหน้า หรือคุณจะไม่สามารถแสดงภาพให้เห็นกันได้ แต่ว่าการ Chat นั้นแน่นอนว่าทั้งสองทางจะต้องเป็นคนที่ใช้ computer ด้วยกันทั้งสองทางเป็นหลัก ทำให้ใช้้ function ของ computer ได้เต็มทีกว่า (หรือคุณอาจจะมองว่า computer เอามาแค่ Chat กันมันไม่คุ้มหรอกมั้ง)

– การ Chat กันทำให้สื่อสารกันโดยไม่รบกวน การประชุม หรือการสนทนารอบข้างที่เกิดขึ้น ถ้าหากว่าคุณอยู่ในที่ประชุม หรือ การสนทนาอะไรที่เป็นแบบการสื่อสารทางเดียวแบบไม่ต้องการสมาธิมากเท่าไหร่นัก คุณก็สามารถที่จะคุยเรื่องอื่นๆ

– คุยกันได้มากกว่า 1 คนพร้อมกัน ! นี่เป็นอีกเหตุผลว่าทำไมคุณถึงเลือกที่จะ Chat ในองค์กร  การที่คุณได้ข้อมูลจากพนักงานแผนกต่างๆ

– ถามทีเดียวด้วย text เดียวกันไปยังพนักงานคนอื่นๆได้มากกว่า 1 คน คุณไม่จำเป็นต้องเล่าเหตุการณ์หรือพิมพ์คำถามอะไรซ้ำ เพราะ คุณสามารถที่จะ copy text หรือแม้กระทั่งบทสนทนาที่คุยกันเอาไปให้อีกคนหนึ่ง เพื่อให้เริ่มเข้าการสนทนากันได้ทันที (แค่ copy ให้คนใหม่อ่านเท่านั้น) เรียกว่าไม่เสียว่าอะไรมาพูดหรือพิมพ์เรื่องราวซ้ำๆ และ คนที่เข้าการสนทนาใหม่นั้นก็สามารถตามเรื่องได้ทันด้วยเวลาที่รวดเร็วกว่าการประชุม

– การสนทนาบางอย่างหากไม่ต้องระดมสมองก็สามารถหลีกเลี่ยงการประชุมได้ นี่เป็นเหตุผลต่อเนื่องจากข้อเมื่อตะกี้นี้ เพราะ ในเมื่อการ Chat มันแสดง text ให้เห็นกันได้และ ไม่จำเป็นต้องให้คนทั้งหมดเข้ามาคุยพร้อมกัน คุณก็สามารถที่จะหลีกเลี่ยงการนัดประชุมที่ไม่มีความจำเป็นลงได้

ถ้าหากว่าองค์กรคุณยังไม่ได้มีระบบ Live Chat ที่เอาไว้คุยกันแล้วล่ะก็ ผมอยากให้ลองแต่ว่า ต้องแน่ใจเสียก่อนว่า ข้อความทั้งหมด คุณจะมีวิธีการเก็บ หรือ Track ว่าไม่ได้เป็นการคุยกันเรื่องไร้สาระแต่อย่างใด และ ต้องป้องกันได้ว่า การคุยกันนั้นไม่ได้กินเวลาในการทำงานอื่นๆ แต่่กลับเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารกันได้เป็นอย่างดี ลองดูแล้วกันนะครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

  • Chat ในองค์กร

rackmanagerpro.com © 2019 All Rights Reserved

Rackmanagerpro.com all right reserved 2007 - 2018

Copyright by Rackmanagerpro.com

Content Creted by Rackmanagerpro.com