คุณควรเลือกบริษัทรับทำเงินเดือนจากอะไรบ้าง ?

จากบทความเก่าทีบอกเล่าเหตุผลว่าทำไมคุณถึงอาจจะอยากเลือกการ outsource ทำเงินเดือนออกไป มาแล้วแต่สำหรับบทความนี้ เราจะแนะนำว่า ตอนนีี้การเลือกบริษัทเพื่อการ outsource ทำเงินเดือน น่าจะเลือกด้วยวิธีการใดเป็นสำคัญ​

ระบบการลงเวลาทีสามารถเชื่อมต่อหรือโอนถ่ายกันได้สะดวก : ใช่แล้วประเด็นแรกของเราก็คือ เนื่องด้วยบริษัทที่รับทำเงินเดือนจำเป็นนะต้องเข้าถึงข้อมูลการลงเวลาของพนักงานทั้งหมด ที่รับทำเงินเดือนให้ ดังนั้นแล้ว คุณอาจจะต้องจำเป็นที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลการลงเวลาของพนักงานได้โดยตรงเพืี่อที่คุณจะได้ไม่ต้องประสานเรื่องเพื่อดูดและโอนถ่ายข้อมูลส่วนนี้ให้กับบริษัที่รับทำเงินเดือนพนักงานนั้น ทั้งนี้ บางบริษัทที่รับทำเงินเดือน จะมีระบบของการลงเวลาเป็นของตัวเองด้วยซ้ำไปเช่น  TimeMint ที่ทำเงินเดือนนั้น จะมีการให้บริษัทภายนอกใช้แอพลงเวลาหรืออุปกรณ์ต่างๆเพื่อการลงเวลา โดยทางเจ้าหน้าที่ที่รับทำเงินเดือน จะได้รับสิทธิ์จากองค์กรเพื่อเข้าถึงข้อมูลการลงเวลาได้ผ่าน online หรือ หน้าเว็ปได้ทันทึี ทำให้เจ้าหน้าที่ของทาง outsource ที่รับทำเงินเดือน สามารถดูดนำเอาไปเวลาไปใช้เพื่อประเมินและคำนวณเงินเดือนได้สะดวกมากต่อไป ผิดกลับบริษัทรับทำเงินเดือนที่ไม่ได้มีระบบการลงเวลาเป็นของตัวเอง บริษัทเหล่านั้นยังจำเป็นจะต้องขอให้ทางหน้างานหรือเจ้าหน้าที่ประจำสาขาหรือประจำสำนักงานส่งไฟล์มาให้ผู้ที่รับทำเงินเดือนอีกต่อหนึ่ง ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ไม่จำเป็นหากคุณสามารถเลือกผู้ให้บริการที่สามารถทำได้ครบถ้วนไปเลยทีเดียว 

มีระบบการลาและร้องขอโอทีแบบออนไลน์ : หลายบริษัทรับทำเงินเดือนนั้น จะมี website ระบบหลังบ้านบางอย่างเพื่อให้ทางผู้ outsource ทำเงินเดือนสามารถเข้าไปใช้ระบบเว็ปของเขาเหล่านั้นได้ เพื่อจะได้เป็นการสะดวกกับทางผู้รับทำเงินเดือนในการเอาข้อมูลการลา หรือการขอโอทีต่างๆนำไปใช้คำนวณเงินเดือนต่อได้ทันที โดยไม่ต้องนำส่งเป็นเอกสารหรือถ่ายเป็นภาพ ซึ่งจะใช้ข้อมูลได้ยากกว่ากันมาก ดังนั้นแล้ว ตัวพื้นฐานที่สุดสำหรับ การ outsource การทำเงินเดือนออกไปนั้น แนะนำให้ลองสอบถามว่า มีระบบการลา Leave Online หรือการขอ OT online จากผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนเหล่านั้นหรือไม่ แน่นอนว่า คนที่มีระบบพวกนี้ให้กับทางผู้ใช้บริการก็จะทำให้ไม่ต้องประสานงานการด้วยความซับซ้อน

ทางผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน ยังคงจำเป็นต้องมีการกำหนดคนเพื่อดูแลแต่ละบริษัทๆไป : เนื่องด้วยความสัมพันธ์และการประสานงานระหว่างองค์กรผู้ใช้บริการและผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน จะยังคงมีอยู่ เพราะ งานประเภทนี้ถือได้ว่าเป็นงานบริการ ไม่ได้เป็น software ล้วนๆแต่อย่างใด ทำให้เหตุผลหนึ่งที่คุณพึงถามว่า จะมีเจ้าหน้าที่จำเพาะบุคคลเพื่อดูแลจำเพาะบริษัทของตนหรือไม่ คำตอบที่ควรจะได้รับคือ “มี” เท่านั้นและ ไม่ควรจะมีการเปลี่ยนคนบ่อยมากนัก เพราะ อาจจะขาดความชำนาญและทำให้ความลื่นไหลของการประสานงานระหว่าง บริษัทที่ส่งงานไปยังบริษัทที่รับทำเงินเดือนนั้นสะดวกผิดพลาดได้ 

ผู้รับทำเงินเดือนพึงเป็นนิติบุคคล :  การว่าจ้างบุคคลธรรมดานั้นถือได้ว่ามีความเสี่ยงมากกว่า การว่าจ้างนิติบุคคลเพื่อการให้รับทำเงินเดือน เพราะ การจ้างบุคคลธรรมดาจะมีความเสี่ยงอื่นๆ เพราะ เป็นเพียงคนธรรมดาคนหนึ่งเพื่อทำงานเท่านั้น ถ้าเป็นไปได้ การส่งงานทำเงินเดือนนั้น บริษัทรับทำเงินเดือนจะต้องมี “ทีม” เพื่อทำงานกันเลยทีเดียว เพราะ จะต้องมีตัวตายตัวแทน และ ระบบการจัดการบริหารงานภายในเพื่อรองรับโหลดการทำงานจำเพาะช่วงวันได้เป็นอย่างดี  อาจจะมีประสานงานเกินเวลาทำงานได้ เพราะ เรื่องการทำเงินเดือนถือได้ว่า เป็นเนื้องานที่มีเวลาบีบจำกัด เพื่อไม่ให้พนักงานของบริษัทได้รับผลกระทบจากการทำคำนวณเงินเดือนที่ล่าช้าหรือผิดพลาดได้ 

การเลือกบริษัทใดเพื่อรับทำเงินเดือนพนักงานให้นั้นก็เพื่อแก้ปัญหาของทีมงานในองค์กรและต้องไม่ได้ทำให้องค์กรเองมีภาระมากนัก อย่างไรก็ดีตัวบริษัทที่ส่งงานรับทำเงินเดือนออกไปให้บริษัทภายนอกยังคงจำเป็นต้องบริหารส่วนงานที่เกี่ยวข้องของตนเองอยู่ และ อาจจะยังคงมีหน้าที่ในการตรวจสอบซ้ำหากจำเป็นเพื่อเป็นการทวนสอบกับบริษัทรับทำเงินเดือนภายนอกได้ในบางกรณี แน่นอนว่าการเลือกบริษัทที่รับทำเงินเดือนนั้นมีความจำเป็นที่จะต้องเลือกสรรให้ถี่ถ้วนด้วย เพราะ จะเป็นการทำงานที่ต่อเนื่องและทำประจำทุกเดือน การเปลี่ยนจากผู้ให้บริการ outsource รายหนึ่งเป็นอีกรายหนึ่งนั้นกระทำได้แต่อาจจะม่ีความยุ่งยากมากขึ้นประมาณนึงด้วยเช่นเดียวกัน 

บริการที่แนะนำให้ใช้จากประสบการณ์การใช้งานบริษัท รับทำเงินเดือน คือบริการของ TimeMint Full Service กดไปดูบริการที่เราแนะนำได้ที่นี่

ทำไมคุณถึงควรลองติดต่อเพื่อใช้บริการ TimeMint Full Service

TimeMint แต่เดิมเป็นระบบการลงเวลาพนักงาน Time Attendance และระบบการลา online Leave request และ OT request โดยพนักงานสามารถทำการกดผ่านแอพหรือผ่านทางหน้าเว็ปก็ได้ โดยบริการนั้นมุ่งเน้นที่การเข้ากันได้กับโปรแกรมเงินเดือนขององค์กรทุกองค์กร ที่มีอยู่เดิมแล้วหรือที่กำลังจะหาซื้อในไทย ทั้งนี้ ก็มีองค์กรบางส่วน เลือกที่ outsource งานเงินเดือนออกให้องค์กรอื่นทำแทนทั้งหมดก็มีเนื่องด้วย อาจจะเพราะ ปัญหาภายใน ความไม่ไว้ใจกันได้กับพนักงานของตนเอง หรือ ไม่สามารถดูแล หรือประเมินคำนวณเงินเดือนได้ด้วยทีมของตนเอง หรือ กรณีที่พนักงานมีจำนวนเยอะ อาจจะต้องการให้พนักงานที่ทำหน้าที่ดูแลเงินเดือนย้ายตำแหน่งทำอย่างอื่นแทนได้ เพราะ การทำงานเงินเดือนนั้น เป็นงานที่จำเป็นต้องทำ แต่ไม่มีคุณค่าในเชิงธุรกิจเท่าใดนัก ไม่ได้เป็นแก่นธุรกิจเลยก็ว่าได้ ซึ่งสามารถส่งให้องค์กรอื่นที่ชำนาญ หรือมีระบบรองรับไว้ทั้งหมดแล้ว เป็นผู้ดำเนินการแทนก็ได้ แน่นอนว่า TimeMint เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการะดับแนวหน้าเช่นเดียวกัน

TimeMint Full Service จึงได้กำเนิดขึ้นมาเพื่อเติมเต็มความต้องการงาน Outsource เงินเดือน รับทำเงินเดือนออกจากองค์กร โดยสามารถตอบสนองความต้องการ การทำเงินเดือนที่หลากหลายได้ และ มีกฏที่แปลกประหลาดต่างๆ ได้ เพราะ มีทีมพัฒนา software ภายในเพื่อให้รองรับกับความต้องการเหล่านั้น นอกจากนี้ ยังมีพนักงานของ TimeMint ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลบริษัทเพื่อการทำเงินเดือนโดยเฉพาะเพื่อติดต่อประสานงานอีกด้วย

ข้อดีของผู้ให้บริการทำเงินเดือนแบบครบวงจร หรือ ที่เรียกว่า outsource payroll Full service

บริการประเภทนี้ถือได้ว่าเป็นบริการที่เกิดขึ้นใหม่เพราะระบบอินเตอร์เน็ต และ การเข้าถึงข้อมูลกระทำได้สะดวกมากขึ้นกว่าเดิม ทำให้ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนที่มีการพัฒนาโปรแกรมส่วนของระบบลงเวลา (Time Attendance) และระบบการลาออนไลน์ (e-leave) นั้นสามารถให้บริการไปพร้อมกับการทำเงินเดือนได้ ทำให้ผู้ใช้บริการไม่ต้องส่งต่อข้อมูลเหล่าหากเลือกที่จะบริการแบบครบวงจรลักษณะดังกล่าว การให้บริการแบบนี้นั้น ถือได้ว่าเป็นการก้าวกระโดดของบริการเป็นอย่างมาก เพราะ ไม่เพียงแต่ผู้ให้บริการจักต้องดูแลส่วนการทำเงินเดือนที่ปกติต้องทำอยู่แล้ว แต่ผู้ให้บริการเหล่านี้ยังต้องบริการส่วนของ IT support และ software การลงเวลาและระบบการลาทั้งหมดอีกด้วย ซึ่งแน่นอนว่านั่นเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้บริการเป็นอย่างมาก และ เหมือนว่าประหยัดทีมงานส่วนทีี่ทำหน้าที่เป็น HRM (human resource management team) บางส่วน และยังประหยัดทีมงานส่วน IT SUPPORT ไปด้วยพร้อมกันทีเดียวเลย นอกจากนี้ ผู้ใช้บริการไม่ต้องลงทุน program ทั้งส่วนที่เป็นระบบลงเวลา ระบบลาต่างๆ และ แม้กระทั่งโปรแกรมเงินเดือนอีกด้วย เรียกได้ว่า เป็นบริการที่ครบจบในที่เดียวเลยก็ว่าได้