แนวคิดการจัดการ task ด้วย todolist บน application WunderList ในองค์กร

wunderlist



มีครั้งหนึ่งผมอยากจะพิมพ์ หรือทำเป็น VDO เพื่อ capture การใช้งานเกี่ยวกับ TODO LIST และอธิบายแนวคิดการใช้ TODO LIST แต่ว่าไปๆมาๆก็ยังไม่ได้ทำสักกะที แต่ว่าวันนี้ ดันไปเจอ Wunderlist ที่เป็นอีกโปรแกรมที่ โดนใจผมมาก เพราะว่า..

WunderList มันเป็น TODO list ที่มีครบทุกสิ่งที่ผมต้องการก็คือ

ต้องเป็น TODO LIST ที่ SYNC ผ่าน online ได้ และ ต้องเป็น TODO LIST ที่มีครบทุก platform หรือเรียกง่ายๆก็แปลว่า มันมีอยู่ได้บนทุกอุปกรณ์ที่ผมมีทั้งหมด คือ Windows 7 ที่เป็น program เพื่อ install ไว้ใช้ที่เครื่อง Computer office และเครื่องที่บ้าน , ต้อง install บน iMac หรือ MAC OS ได้ (ตอนนี้เป็น OS X Lion แล้วน่ะครับ) , และยังต้อง install มี Application ให้ download ได้ฟรี ผ่าน iPhone , iPad ที่ต้องเป็น HD และเผื่อกับพวก Smart Phone ระบบ Andriod ได้อีกต่างหาก

นอกจากนี้ web application ก็จะมีด้วยเช่นเดียวกัน นั้นก็คือ ผมก็ติดตั้งผ่าน Google Chrome เอาปุ่มมา show เป็นเว็แอปแล้วก็จะใช้ผ่าน internet Browser ที่ไหน เครื่องไหนก็ได้ เหมือนกันหมด !

เรียกง่ายๆว่า แม้ว่าผมจะมี อุปกรณ์ที่ run OS ทั้ง mobile และ computer ก็จะมี Program WunderList เพื่อรองรับ todo list ตัวเดียวกันผ่านการ Login เพียงครั้งเดียว แปลว่า ผมจะเห็น todo list เหมือนกันไปทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าผมจะควักเอา iphone ออกมา หรือว่าผมจะกดผ่าน iPad หรือผมจะกดผ่าน website ที่เป็น web application ครับ  การ Sync กันได้กับทุกอุปกรณ์ที่อยู่รอบตัวผม เป็นเรื่องที่ผม serious มากน่ะครับ เพราะว่า ถ้าหากว่าคณใช้ todo list อย่างจริงจังแล้ว คุณต้องการ todo list แค่มีข้อมูลชุดเดียวไม่ต้องโอนถ่าย task ด้วย manual แต่ประการใดอีกต่อไป และ WunderList นี่ก็ตอบโจทย์นี้ได้แล้วจริงกันแบบ Free ๆ เสียด้วยซิครับนั่น โอ้ว !

นอกจากนี้ Function การ share ได้ของกลุ่มหรือ folder ของ task นั้นจะทำให้การร่วมมือจัดการงานร่วมกันแบบ online ทำได้ดีมากขึ้น ถ้าหากว่าคนที่ทำงานหรือติดต่อติดตามงานนั้น access internet ได้ด้วยอุปกรณ์ที่ต่อเข้ากับ internet ได้เท่านั้นก็จะทำให้การกระจายงานนั้น productive มากๆแล้วล่ะครับ ซึ่งแต่ก่อนยังไมมี Tools ไหนทำได้อย่างนี้ (ทั้งๆที่มันก็ทำกันไม่ยากสักกะหน่อย)

เอาล่ะครับจริงๆแล้ว Wunderlist เป็นแค่ส่วนหนึ่งของการใช้ Todo list อย่างฉลาด และอย่างเป็นระบบครับ ซึ่งเป็น Tools ที่ผมเพิ่งจะพบ แต่ก่อนผมใช้ web applictaion ของ Clockingit มันก็ ok อยู่เพราะว่า มันเป็น internet application ก็เหมือนกับว่าจะ access ด้วย computer หรืออะไรก็แล้วแต่ที่เข้า internet ได้ก็จะเห็นหน้าเหมือนกันหมด แค่ว่า อุปกรณ์พวกนั้นจะไม่ได้ออกแบบมาเพื่อใช้กับ web application ได้สะดวกครับ  ถ้าหากว่ามันจะใช้ได้ดีก็ต้องมีสร้าง app เอาไว้เป็นดีที่สุดครับ

นอกจากคุณจะต้องใช้ Wunderlist แล้วคุณยังต้องรู้อีกว่า "การใช้งาน TODO LIST อย่างเป็นระบบนั้นเป็นอย่างไร" บทความเก่าผมอาจจะเคยพิมพ์เอาไว้แล้ว แต่ผมก็จะอธิบายซ้ำไปสำหรับคนที่เพิ่งจะ Google แล้วเจอ content ผมอันนี้น่ะครับ

คุณต้องแยกแยะก่อนว่าอะไรเป็น TASK ?

คำว่า task คืองานย่อยที่คุณพิมพ์บอกตัวเองแล้ว คุณเข้าใจว่า เรื่องนั้นกำลังจะให้ทำอะไรเช่น "ตัดหญ้าหน้าบ้าน" หรือ "ซื้อนมจาก Supermarket" แต่ไม่ใช่ "นัดเจอคุณสมปองที่สยามพาราก้อน" คุณแยกแยะออกมาเหรอเปล่าว่าทำไมผมบอกว่า ตัวอย่างหลังสุดนี่มันไม่ใช่ล่ะ ?  ผมเฉลยเลยแล้วกันน่ะครับ คือ "การนัดหมาย" ไม่ใช่ task ที่ต้องเอามาใส่ใน TODO list ครับ แต่เป็นอะไรที่ต้องกรอกเข้าไปที่ Google calendar หรือปฏิทินใดๆที่คุณใช้อยู่ครับ เพราะปฏิทินจะเป็นตัวบอกว่า คุณต้องทำอะไรวันไหน เมื่อยังไม่ถึงเวลา คุณจะยังทำกิจกรรมนั้นไม่ได้ เช่น คุณคงไม่ไป สยามพาราก้อน ก่อนวันนัดได้อย่างแน่นอนครับ

นั่นก็หมายความอีกแบบว่า TASK ที่ผมกำลังหมายถึง นั้นก็คือ งานที่คุณทำได้ ณ ตอนนี้ทันทีถ้าหากว่าคุณอยากจะทำ หรือคุณจะทำได้ด้วยหากมีเงื่อนไขอื่นที่ไม่ใช่ "วันและเวลา" (ย้ำอีกครั้งคือ การนัดคนเจอคน ถ้าหากว่ายังไม่ถึงเวลาคุณจะเดินทางไปตามนัดไม่ได้ครับ และนั่นก็คือเหตุผลเงื่อนไขทางเวลายังไงล่ะครับ)

คำว่าเงื่อนไขอื่นที่ไม่ใช่ "วันเวลา" ผมอธิบายอีกหน่อยก็คือ เช่น คุณอาจจะต้องอยู่หน้า computer เพื่อทำงานนั้น เช่น "ให้อ่านวิธีการใช้ Todo list จากหน้า web rackmanagerpro.com" เป็นต้น หรืออาจจะเป็นว่า "ตัดหญ้าที่บ้าน" ก็คือ คุณต้องอยู่บ้านถึงจะทำได้ยังไงล่ะครับ ถ้าหากว่าคุณอยู่ที่ทำงาน คุณก็จะตัดหญ้าที่บ้านไม่ได้ ผมเอามาพูดหรือพิมพ์เอาไว้ที่นีเพื่อให้คุณ clear มากๆ ว่า "อะไรคือ TASK กันแน่ !" หากว่าคุณยังไม่เข้าใจ . ..  ผมว่าให้อ่านใหม่อีกรอบน่ะครับเพราะว่าเรื่องนี้เป็นเรื่อง ที่สำคัญมากและจะทำให้ คุณเข้าใจอะไรต่อมิอะไรต่อไปได้ และ การใช้ todo list ของคุณจะเป็นระบบมาก เหมือนกับที่ผมอยากจะให้คุณทำได้ และจัดการงาานของคุณอย่างเป็นระบบ เพราะหากผิดหรือเข้าใจอะไรผิด ระบบที่คุณใช้ผิดๆจะอยู่ไม่ถาวร และก็จะล่มล้ม และเลิกใช้งานระบบ Todo list ไปในที่สุด !

Task ที่ใส่คุณต้องเข้าใจพฤติกรรมมันด้วย

พฤติกรรมของ task ทั้งหมดที่คุณต้องจัดการใดๆ จะมีสถานะอยู่แค่ไม่มากนัก แต่ว่าก็ต้องบอกให้เครียร์กันไปเลยว่าอะไรเป็นอะไร และ พฤติกรรมแต่ละอย่าง แต่ละสถานะมันเป็นอย่างไรกันแน่  เพื่อที่คุณจะใช้ todo list เพื่อจัดการ task ได้อย่างเข้าใจเหมาะสมครับ

เริ่มกันด้วยงาน หรือ task ที่ยังไม่ได้คิดว่าจะทำอะไรกับมัน ?

task โดยธรรมชาติจะมีพฤติกรรม หรือ กิจกรรมที่เราต้องทำอะไรกันมันแค่ไม่กี่แบบเท่านั้น ถ้าหากว่ามีแบบอื่นอีกยังไงก็บอกผมได้น่ะครับ เพราะว่า เท่าที่ผมประสบพบพานมามันก็มีแค่เท่านี้เองล่ะครับ คือ inbox , work me, work delegated ครับผม ซึ่งผมก็อธิบายความหมายและวิธีการคิดและจัดการมันที่แตกต่างกันเอาไว้ด้านล่างนี้แล้วอ่านต่อกันไปได้เลยล่ะครับ

พฤติกรรม task ประเภท INBOX : กลั่นทุกอย่างออกมาเป็น task หรืองานย่อย

inbox คือ การพิมพ์ task อะไรก็ได้แค่ที่ยังไม่ได้คิดหรอกว่าจะให้คนไหนทำมัน"แม้กระทั่งตัวคุณเอง" เป็นงานที่ยังไม่ได้ sure ว่าจะให้คนไหนทำ จะเป็นเพื่อนร่วมงานคุณทำหรือตัวคุณเองจะทำ แต่ว่ารู้แค่ว่านี่เป็นงานที่ต้องทำแน่นอน แท้ที่จริงแล้ว task ที่อยู่ใน stage หรือสถานะแบบนี้ ถ้าหากว่าคุณคล่องแล้ว มันจะต้องไม่มีครับเพราะว่า คุณต้องบอกตัวเองได้ว่า ถ้าหากว่าคุณไม่ทำ คนอื่นก็ต้องทำสักอย่างกับมัน อย่าปล่อยให้มันลอยนวล ถ้าหากว่า จะให้มันลอยนวลคุณก็แค่พิมพ์เอาไว้ใน inbox ไว้เท่านั้นเอง แล้วก็ค่อยกลับมาคิดใหม่ว่าจะให้คนไหนทำกันแน่ ? หรือ inbox จริงๆแล้ว เป็นจังหวะที่คุณเอามานั่งคิดว่า ตอนนั้นมีงานอะไรค้างคา คั้นมันออกจากสมองและความทรงจำ ของคุณนั้นออกมาให้อยู่ใน inbox ให้หมด คุณจะได้สมองล่วงและจะทำให้คุณรุ้ได้ทันทีว่าสมองเบาลงไปมาก (แม้ว่า task จะไม่มีน้ำหนักจริงๆก็ตามแต่ว่า ram ที่หัวคุณยังคงทำงานอยู่หากว่าคุณอยากจะทำ task นั้นอยู่ แต่คุณไม่ได้จดเอาไว้ไปที่ไหนน่ะครับ)

ทิปส์อีกเล็กน้อย : สำหรับงานที่ว่าถ้าหากว่าคุณคิดแล้ว มันต้องการการกระทำอะไรก่อนหน้า ไม่ต้องเขียน task นั้นเข้าไปใน todolist เลยครับ เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องการ card แต่งงานโดยให้โรงพิมพ์พิมพ์ให้ สิ่งที่แรกที่คุณต้องกำหนดเป็น task ก็คือ "ออกแบบ card แต่งงาน"  ไม่ใช่ "สั่งโรงพิมพ์ พิมพ์ card ออกมา" จะสังเกตจากตัวอย่างสั้นๆของผมนี่ คือ เรื่องการออกแบบการ์ดแต่งงานนั้นจะมาจังหวะ หรือ งานที่ต้องกระทำต่อเนื่องกันสองอย่าง คือ "ออกแบบ" และ "สั่งพิมพ์" โดย "สั่งพิมพ์" คุณไม่ต้องพิมพ์ใส่เข้าไปใน List และ ให้พิมพ์ "ออกแบบ card แต่งงาน" เข้าไปใน list ต่างหาก

พฤติกรรม task ประเภท WORK ME หรืองานที่คุณทำเอง :

WORK ME เป็นหมวดของ task ที่คุณต้องเป็นคนทำงานนั้นเอง อย่างแน่นอนถ้าหากว่าคุณไม่ได้ทำ งานจะไม่เดินเลยแม้แต่น้อย เช่น ถ้าหากว่าคุณมีความคิดใหม่ในการ marketing สินค้าตัวใหม่ออกมาแล้ว โดยต้องคุย concept การ marketing นี้กับ marketer หรือทีมนักการตลาดของคุณให้ได้ทราบกันโดยถ้วนหน้า  task ที่ปรากฏอยู่ใน List นี้ก็คือ "จัดประชุมเพื่อบอกแนวทาง marketing แบบใหม่" แต่ไม่ใช่ "แผนก marketing ทำแผนการตลาดแบบใหม่" มันต่างกันตรงที่ว่า การจัดประชุมคืองานของคุณเพื่อบอกผ่านถ่ายงานให้กับ marketer หรือนักการตลาดเพื่อให้เค้าเอาไปดำเนินงานต่อไป ถ้าหากว่าคุณไม่ได้จัดประชุมแล้ว แผนการตลาดนั้นจะไม่ได้มีการดำเนินการต่ออย่างแน่นอน เพราะฉะนั้น งานนี้ไม่ได้เป็นงานของ marketer แต่ประการใด แต่งานนี้ คือ การที่คุณเรียกนัดประชุมเพื่อคุยกับ marketer สำหรับแผนการตลาดใหม่ที่คุณคิดได้นั่นเอง

แปลสั้นๆอีกรอบว่า task ประเภท WORK ME คือ การกระทำที่คุณต้องทำเท่านั้นเรื่องมันถึงจะเดิน แม้ว่างานนั้นจะเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่นก็ตามที ! แต่อย่างที่บอกน่ะหละ คุณเป็นคนทำ task นั้นครับ ไม่ใช่คนอื่นแต่อย่างใด

พฤติกรรม task ประเภท WORK DELEGATED หรืองานที่โอนให้คนอื่นทำแล้ว :

สำหรับงานประเภทนี้คือ งานที่คุณได้บอกผ่านให้คนอื่นได้ทราบเรื่องนั้นแล้ว และ เป็นหน้าที่ของคนๆนั้น ที่จะต้องดำเนินการ เช่น "ซื้อนม" ตอนแรกคุณคิดว่าคุณจะไปซื้อเอง แต่ว่าคิดได้ว่า เราไม่อยากไปหรือว่าพักนี้ไม่ว่างไปห้างเลยก็เลยบอก "แม่บ้าน" ว่า อืม … ไปซื้อนมให้หน่อยนะ  เมื่อคุณบอกแม่บ้านแล้ว "การซื้อนม" ที่เป็นงานนี้ ก็จะโอนสิทธิ์ของผมที่จะต้องกระทำ กลายเป็น "แม่บ้านซื้อนม" แทนที่จะเป็นตัวคุณแล้ว เพราะว่า คุณคาดหวังให้ แม่บ้าน ทำแทนไปแล้ว นั่นก็แปลว่า "การซื้อนม" เป็นงานที่โดน delegated หรือบอกถ่ายงานไปแล้วนั่นเอง หน้าที่ของคุณแค่เหลือแค่ "ตามงาน" เท่านั้นเองครับ

แน่นอนว่าการตามงานก็เป็นงานประเภทหนึ่งที่คนระดับ supervisor หรือแค่หัวหน้า หรือระดับเดียวกันที่มีเพื่อนร่วมงานถ่ายงานกันได้นั้น จะต้องทำ และงานแบบนั้นก็จะอยู่ในหมวดนี้นั่นเองครับ งานประเภทนี้แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำเอง คุณต้องถามติดต่อตามเรื่องอยู่ดี เช่น ต้องคอยถามแม่บ้านว่า ซื้อนมมาแล้วหรือยัง ? หรือ ถามว่าเมื่อไหร่จะได้นมเก็บไว้ทีบ้านสักกะที และถ้าหากว่าเป็นงานที่ serious และต้องการ action หรือการกระทำจากลูกน้อง หรือเพื่อนร่วมงานนั้น "คุณจำเป็นจะต้องกำหนด Due date หรือวันกำหนดส่งงาน" ให้กับคนที่คุณโอนงานนั้นไปด้วยครับ ไม่อย่างงั้น เรื่องมันก็ไม่เดินหรอก

โดยวิธีการกำหนดนั้น ส่วนมากแล้ว เราจะกำหนดเป็นวันที่งานคาดว่า น่าจะเสร็จ แต่เร็วกว่านั้นนิดหน่อย เช่น ถ้าหากว่าคุณคิดว่า card แต่งงานบอก Designer ให้ไปออกแบบมาแต่ต้องการใช้วันศุกร์หน้า คุณต้องกำหนดติดตามงานนั้น หรือเป็น Death line ที่ก่อนหน้านั้นนิดหน่อย อาจจะเป็น 1 วันก่อนหน้าหรือสองวันก่อนหน้า คือ เผื่อเอาไว้ว่า ถ้าหากว่ายังไม่ได้ทำก็ยังจะกดดันหรือ ใช้ Extra time ใดๆ เพื่อทำงานนั้นให้เสร็จทัน deadline ที่แท้จริงได้ทันอยู่ดีครับ

ดูเหมือนว่าพฤติกรรมประเภทงานจะมีแค่นี้เท่านั้นเองครับ สำหรับ concept เรียกว่าไม่ยากเลย แต่ก็ไม่ง่ายสำหรับคนที่ไม่เคยแม้แต่จะคิดที่จะจัดการงานให้เป็นระบบครับ ทุกอย่างจะใหม่หมด และ อาจจะแปลกใจว่า "ทำไมมันต้องคิดมากขนาดนี้?" จริงๆแล้วผมต้องบอกก่อนว่า มันไม่ได้เป็นการคิดมากล้ำลึกแต่อย่างใดเลยล่ะครับ เพราะ มันเป็นธรรมชาติของ task หรืองานที่คุณเจอกันอยู่แล้ว แค่ว่าไม่ได้มีคนเอามาอธิบายและ กำหนดแนวทางการจัดการมันแบบธรรมชาติแบบนี้เท่านั้นเองครับ

ยังไงเสียถ้าหากว่าคุณมีโอกาสได้อ่านบทความนี้ของผมแล้วชอบ วิธีการจัดการ task แบบนี้ หรือมีข้อสงสัย ผมว่าผมเปิดเป็น course 2 ชั่วโมงสองเรื่องแบบนี้ก็เรียได้ว่าเหลือเฟือกันเลยก็ได้เหมือนกันนะครับ แล้วแต่ว่าจะ request กันเหรอป่าวเท่านั้นเองน่ะครับ เพราะว่า concept ในรายละเอียดจะมีมากกว่านี้อีกครับ พิมพ์แค่ blog content เดียวไม่อาจจะหมดได้ครับ แต่ว่าที่ผมบอกไปมันเป็น main idea แล้วล่ะครับ ลองทำกันดูได้เลย แล้วจะรู้ว่า เราทำงานได้มากน้อยแค่ไหน งานดองกับคนอื่น เป็นปริมาณมากน้อยแค่ไหน และ ที่ดีที่สุดคือ คุณไม่ต้องปวดหัวกับการคิดและจำงานที่คุณไม่มีทางจำได้ทั้งหมด หากว่าคุณไม่ได้จดไว้แบบนี้หรอกครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

  • wunderlist คือ

rackmanagerpro.com © 2019 All Rights Reserved

Rackmanagerpro.com all right reserved 2007 - 2019

Copyright by Rackmanagerpro.com

Content Creted by Rackmanagerpro.com