Gmail เป็น Google product ที่ถูกออกแบบเพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่าง productive สุดๆเท่าที่จะทำได้เพราะว่า มีอะไรซ่อนให้ใช้งานมันให้ได้ไวมากขึ้นอยู่มากมายหลายขุม และเป็น Web mail เพียงเจ้าเดียวครับ ที่มีการปรับเปลี่ยน function การใช้งาน (เรียกว่าเพิ่ม function การใช้งาน น่าจะเหมาะกว่าน่ะครับ เพราะว่าอะไรที่เค้ามีมาแล้วก็ไม่ได้เปลี่ยนแปลงอะไรสักเท่าไหร่ ) แต่ว่าประเด็นสำคัญ ก็คือ ถ้าหากว่าคุณไม่รู้ว่าจะใช้อะไรยังไง เค้าสร้างเอาไว้ก็ไม่ได้ก่อประโยชน์ให้กับคุณแต่ประการใดน่ะครับ สำหรับ entry นี้ผมจะเล่าคร่าวๆเท่าที่นึกออกให้ฟังว่าผมใช้ Gmail ให้มัน productive สุดๆได้ยังไง ?
ใช้ Gmail Lab ที่เกี่ยวกับความเร็วในการทำงาน
Gmail lab ที่เกี่ยวข้องกับความเร็วในการทำงานนั้นจะมีแค่ไม่กี่ตัวเท่านั้นน่ะครับ ได้แก่
Mark as Read Button : เป็นการบอก Gmail ให้เอาปุ่ม mark as read มาแสดงน่ะครับ เพราะว่าปกติแล้วมันจะซ่อนอยู่ครับ ซึ่งสำหรับผม ผมว่ามันไม่ make sense ที่จะเอาไปซ่อนเอามาโชว์หราๆเนี่ยะกดง่ายกว่าเยอะน่ะครับ ผมจะเลือก email หลาย mail พร้มอๆกันแล้วก็กด Mark as read ครับ เพื่อบอกว่า email พวกนี้อ่านแล้วแม้ว่าจะไม่ได้เข้าไปอ่านเนื้อหาก็ตามที แต่อยากจะเก็บ email เหล่านี้เอาไว้โดยการ archive เอาไว้ครับ ถ้าหากว่าไม่ได้กด Mark as read แล้วเนี่ยะ แม้ว่าเราจะกดเก็บไปแล้ว มันก็จะขึ้นว่ายังไม่ได้อ่านครับ
Send and Archive : ใช้เมื่อเราจัดการกับงานหรือ email ที่อยู่ใน inbox จบแล้วที่คนอื่นส่งมาหาเราแล้วเรา reply ไปหาคนอื่นต่อไปถ้าหากว่าไม่ได้กดปุ่มนี้ เราจะมีแค่ปุ่ม send เฉยๆ ก็แปลว่า เราก็จะต้องมากดปุ่ม archive อีกรอบครับ โดยมาแล้ว action ทั้งสองตัวนี้จะอยู่ด้วยกัน ถ้าหากว่าคุณ reply แล้วปิด job จบงานไปเลยน่ะครับ ซึ่งเยอะครั้งมากๆ จะเป็นแบบนี้ครับ Concept จะเหมือนเดิมก็คือ “จะไม่ทิ้ง email ที่เสร็จงานแล้วไว้ใน inbox” ครับ
หลายครั้งผมจะทิ้ง email เอาไว้ใน inbox เพระว่าผมยังทำงานกับ email นั้นๆยังไม่จบงานน่ะครับก็เลยทิ้งเอาไว้ ถ้าหากว่าจบงานแล้วผมก็จะเก็บไว้ไปจาก inbox ครับเพราะฉะนั้นแลว การทิ้ง email ใน inbox ของผมมีความหมายครับ !
Hide raed labels : ผมจะแบ่ง email ออกมาเป็นพวกๆ หรือเป็นกลุ่มๆ โดยใช้ label น่ะครับ มันก็จะทำให้ผมมี label มากกว่า 30 ตัวด้วยกันไม่ว่าจะเป็น จดหมายจาก Yahoo เวลาที่ผมตอบแล้วได้เลือกเป็นคำตอบที่ดีที่สุด หรือ การติดต่อจากเว็ปใดๆที่ผมสมัครรับข่าวสารผ่านทาง email ครับ พวกนี้ผมจะไม่ให้เข้า inbox ผมน่ะครับ เพราะว่ามันไม่ได้เป็นงานอะไรที่ผมจะต้องทำ หรือ มี action อะไรที่จะต้องกระทำครับ มันก็แค่อ่านไม่ใช่เหรอครับ? เพราะงั้นผมก็สร้าง label เพื่อกรอง email เหล่านี้ซะไหล skip inbox ไปแล้วก็ไป show เป็นตัวเลขใน label ครับ แต่เนื่องด้วยผมทำแบบนี้แล้วก็แบ่งอะไรต่อมิอะไรเอาไว้เยอะน่ะครับทำให้มี label มากกว่า 30 labelsแล้ว มันก็แสดงที่หน้าแรกไม่ไหว (ถ้าแสดงมันก็โหดเกินเยอะเกินครับ) เพราะฉะนั้น ผมก็ต้องซ่อนมันครับ แล้วทีนี้ มันจะแสดงก็ต่อเมื่อมี email ที่ยังไม่ได้ไหล skip inbox ไปตกที่ label นั้นๆ มันก็จะโผล่ชื่อ label แล้วก็จำนวน email ที่ยังไม่ได้อ่านออกมาหลาที่หน้าแรกของ Gmail ครับ
Inbox Preview : ก็ไม่ได้มีอะไรมากหรอกครับ Gmail lab ตัวนี้ถ้าหากว่าปรับเป็น enable แล้วแทนที่หน้าโหลดก่อนที่เข้า Gmail จะเขียนแค่ว่า loading… ก็ให้มันแสดง ชื่อคนส่ง เนื้อความ email คร่าวๆมาไว้เลยเหมือนกับที่มันจะแสดงที่หน้า inbox น่ะหละครับ แบบนี้เราก็อ่านหัวเรื่องไปพลางๆก่อนที่จะเข้าหน้า inbox เรียกว่า save เวลาไปได้อีกประมาณ 10 – 20 วินาทีแล้วน่ะครับ ไม่มีอะไรจะเสียน่ะครับ ก็เปิดใช้ดูน่าจะดีกว่าน่ะครับ
ใช้ Chrome Gmail Checker Plus
ตัวนี้เป็น extension ที่เกี่ยวกับ Gmail ตรงๆ คือ มันจะทำการ check inbox (หรืออื่นๆ แล้วแต่ว่าเราจะตั้งว่าจะให้มันแสดงเหรอป่าวครับ แต่สำหรับ case ผมเนี่ยะอยากจะให้ show แค่ unread inbox เท่านั้นครับ เพราะว่าที่อื่นๆเป็น email ที่ไม่ได้ต้องการอ่านในทันที หรือ ว่ามันเป็น email ที่ไม่ได้สลักสำคัญอะไรครับ ไม่ต้องอ่านเดี๋ยวนั้นครับ ) ถ้าหากว่าคุณใข้ Chrome อยู่แล้ว ลง extension หรือ addon ตัวนี้ไปไม่ผิดหวังแน่นอนน่ะครับ เพราะมันไม่ได้ show แค่ตัวเลขเพื่อบอกว่า inbox ของคุณมี email ที่ยังไม่ได้อ่านใหม่อยู่กี่ email แต่มันกดได้ด้วยน่ะครับ เพื่อให้แสดงเนื้อความด้านใน พร้อมทั้งมันมีปุ่ม archive , delete และอื่นๆ ทำได้เหมือนกับอยู่หน้า Gmail ยังไงอย่างงั้นน่ะครับ เรียกได้ว่า ลดขั้นตอนที่จะต้องเข้าหน้า Gmail ไปได้เยอะเลยน่ะครับ ลดเวลาสุดๆ อันนี้ Highly recommend ครับผม (ด้านล่างเป็นตัวอย่างหน้าจอตอนที่มีคนส่ง email มาน่ะครับ)
เข้าไป install Googl Mail Checker Plus ได้จากที่นี่ครับ
ใช้ HOTKEY GMAIL เพื่อลดการใช้ Mouse
การใช้ mouse มันก็ไมได้เป็นบาปหรือว่าผิดอะไรสักเท่าไหร่หรอกครับแต่ว่า ขั้นตอนในการทำงานของมัน จะเป็นการเพิ่มกระบวนการแบบไม่จำเป็นหลายขั้นตอนเหมือนกันครับ ผมเล่าให้ฟังคร่าวๆได้เช่น ถ้าหากว่าจะกดปุ่ม archive เพื่อเก็บอีกเมล์ สายตาคุณๆต้อง detect ว่า mouse ตอนนี้อยู่ทีไหน ปุ่ม archive อยู่ที่ไหน แล้วก็ทำการขยับ mouse ไปยังปุ่ม archive แล้วก็กด click ซ้ายอีกซะที เป็นอันเสร็จพิธีการ Archive ผมพิมพ์แบบอาจจะฟังดูเริ่มเยอะขึ้นมาบ้างแล้วเหรอป่าวล่ะครับ ถ้าหากว่า เทียบกับแค่ กดปุ่ม Y เท่านั้น มันแตกต่างกันราวฟ้ากับเหว ถ้าหากว่าคุณต้องทำแบบนี้ทุกวันเป็นประจำครับ การกดปุ่ม y แค่เพียงปุ่มเดียวเพื่อ archive มันจะลดขั้นตอนไปอย่างมากมาย เพราะว่า นิ้วคุณก็วางอยู่ที่ keyboard โดยที่ไม่ต้องมองแป้น (ถ้าหากว่าคุณยังต้องมองอยู่แสดงว่าคุณต้องไปหัดไม่มองให้ได้ก่อนน่ะครับไปฝึกมาซะนะ ..) สายตาคุณแทบไม่ต้องละจาก text ใน email ของคุณและกดได้ทันทีครับ !
ผมศรัทธาคลั่งไคล้การใข้ hotkey เอามากๆน่ะครับถ้าหาก่วา program ไหนที่ใช้บ่อยๆแล้วมันมี hotkey นี่ก็จะศึกษาเพื่อใช้มันให้คล่องไว้ก็จะทำให้ลดเวลาการใช้งานได้มากโขเอาการครับผม
หลักๆแล้ว hotkey ที่ผมได้ใช้มันก็ไม่ได้เยอะแยะอะไรหรอกครับ สรุปได้แค่นี้เอง
y : archive email ตอนที่กดเข้าไปอ่านแล้วรู้สึกว่าอยากจะเก็บเอาไว้เป็นที่ระลึก (นะ..^_^) อาจจะใช้ e ก็ได้น่ะครับ แต่ว่าผมถนัด y มากกว่า ( y จะใช้ได้เฉพาะใน inbox น่ะครับ แต่ผมมีเมล์ที่ต้องจัดการกับมันแค่ใน in
box อยู่แล้วครับ )
j : บอกว่าดู email ถัดไป (เก่ากว่าทั้งที่อ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่านมันก็แสดงเหมือนกันหมด) ปุ่มนี้จะกดเมื่อผมอยู่ที่หน้าที่แสดงเนื้อหาใน email แล้วไม่ต้องกลับไปที่หน้า inbox ครับ
# : ปุ่มนี้ต้องกด shift ด้วยน่ะครับแปลกดี แต่สำหรับผมแล้วผมว่ามันก็ make sense หน่อยเพราะว่า การลบ gmail ไม่อยากให้ทำเท่าไหร่แต่ว่า email มันไร้สาระ รู้แล้วไม่ต้องเก็บก็ลบมันไปดีกว่าน่ะครับ ถ้าหากว่ากดปุ่มนี้แล้วมันลบ แล้วก็จะไปโผล่ที่หน้า inbox ครับ ซึ่งถ้าหากว่าอยากจะให้ดีกว่า Gmail ควรจะทำปุ่มลบแล้วไปหน้าเนื้อหาใน email ถัดไปจะเข้าท่ากว่าน่ะครับ (ไว้รออนาคตครับผม)
c : เอาไว้เปิดหน้าใหม่ เหมือนกับเป็นการกด new mail หรือกด compose mail ยังไงล่ะครับ
g แล้วตามด้วย c : เพื่อดู contact list ครับ ผมใช้เพราะว่าผม sync email และเบอร์โทรศัพท์ทั้งหมดกับ Windows Mobile ของผมครับ แล้วที่ผมจะดูข้อมูลใน contact list จาก Gmail ก็เพราะว่า ผมอาจจะโทรศัพท์ผ่าน Skype (อ่านเรื่อง โทรเข้ามือถือไม่อั้นผ่าน skype ในประเทศ และต่างประเทศได้จาก link นี้ครับ) แล้วก็ไม่ต้องพิมพ์เบอร์ยาวๆเข้าไปเองก็เล่น copy paste จะง่ายกว่ามั้ยครับ หรือไม่ก็เป็นแค่การหา email คนที่จะติดต่อด้วยเท่านั้นครับ ซึ่งหลายคนถ้าหากว่าไม่ได้เข้าเงื่อนไขผมแบบนี้แล้ว ก็จะไม่ได้ใช้สักเท่าไหร่ครับ แต่แนะนำว่าควรจะ sync เอาไว้เครื่องเป็นอะไรจะได้ไม่ต้องเสียดายข้อมูลน้ำตาตกในน่ะครับ
สรุปเป็นว่าถ้าหากว่าคุณทำตามผมได้หมดเนี่ยะ จะทำให้การใช้งาน Gmail คล่องอย่างไม่รู้สึกมาก่อนกันเลยน่ะครับ ลองดูเองแล้วกันน่ะครับของแบบนี้ไม่ลองไม่รู้น้าจะบอกให้ .. ( ^_^ )
คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:
- archive gmail คือ
- gmail ทําอะไรได้บ้าง
- gmail archive คือ
- วิธีการใช้ gmail ขั้นเทพ
