การจัดการงานให้สั้นและไว และประเภทงานที่มี Due date

พักนี้ดูเหมือนว่างานจะเข้าเยอะเป็นพิเศษทำให้ต้องมานั่งคิดอีกรอบว่า ลำดับ การคิดและการเดินงานมันเหมาะสมหรือไม่ ทั้งๆที่จริงๆแล้วก็ไม่ได้มีใครจะว่าอะไรหรอกถ้าหากว่างานเดินช้าหรือว่าไม่ได้เดินไปตามไปด้วยเวลาทีเหมาะสมครับ เพราะไม่ว่า Project ใดๆ คนที่กำหนด Due date หรือ Date line จะเหมือนมีแค่สองประเภทเท่านั้น คือ



ประเภทที่มี Due date ที่ตายตัวแน่นอน เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องส่งงานหรือ การบ้าน โดยเมื่อคุณส่งหรือดำเนินการช้ากว่ากำหนดไปแล้วคุณจะได้รับการลงโทษ หรือ เกิดผลเสียใดๆเกินขึ้นได้ อย่างเห็นได้ชัด เช่น การส่งรายงงานที่มีกำหนดแก่ทางราชการ การส่งงานหรือสินค้าต่อลูกค้า  Due date ประเภทนี้เป็นวันกำหนด Due ที่มีความกดดันให้กับผู้ที่ต้อง “ดำเนินการ” ให้กับผู้ทึ่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นคนที่ lead project หรือคนที่ดำเนินการเองครับ

สำหรับการวิธีป้องกันปัญหา ผลกระทบที่ไม่ดีที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ผมจะเลือกใช้วิธีการ “กำหนด fake due date” คือ ไม่มีคนรู้วันส่งจริง หรือ แม้กระทั่งตัวผมเองจะรู้ว่า Due date หรือ Date line นั้นมันวันที่เท่าไหร่ก็ตาม แต่ผมก็จะลืมๆมันไปซะแล้วก็เลือก Due date ใหม่ที่มันกระชับกว่านั้น โดยอาจจะ บวกเผื่อเวลาไว้วันสองวันหรือนานกว่าแล้วแต่ว่า งานนั้นมี working period มากน้อยแค่ไหน มันจะต้องดำเนินการทั้งโครงการนานแค่ไหน ผมว่าแค่สร้างเงื่อนไขลักษณะนี้กับ team งานหรือ กำหนดให้กับตัวเอง โอกาสผิดพลาดมันก็จะมีเหมือนเดิมแต่ว่าหลุด Due date นั้นจะน้อยลงไปแล้วแต่ว่าเราจะประเมินระยะเวลาเผื่อไว้มากน้อยแค่ไหนนั่นเองครับ

ประเภที่ไม่มี Due date แน่นอน เป็นงานส่วนใหญ่ของคนที่เกี่ยวกับการพัฒนางาน สินค้าหรือเป็นงานทั่วไป ที่ไม่ได้มีคนต้องมาบังคับอะไร หรือ ไม่สามารถประเมิน working period ได้แน่ชัด เพราะ จะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อยๆเมื่อเวลาเดินไป ผมขอยกตัวอย่างเช่น การพัฒนาสินค้าจะเห็นได้ชัดว่า เราไม่สามารถคาดการผลลัพธ์ในการผลิตสินค้าใหม่ออกมาได้ ถ้าหากว่าไม่พอใจหรือว่า การทดสอบผลิต เกิดความผิดพลาดก็แปลว่า ต้อดำเนินการต่อไปเพื่อให้ผล result ที่อยากจะได้ออกมา โดยประเมินเวลาไม่ได้แน่นอน

วิธีการที่ผมคิดว่าน่าจะดีที่สุด ในเรื่องงานที่เป็นลักษณะนี้ คือ “ทำมันเลย” เมื่อไม่มีงานที่มี Due date ที่แน่นอนอยู่ใน task list ของเราครับ เพราะ อย่างที่ผมบอกคือ เรากำหนดวันไม่ได้แน่นอน แต่ว่า เมื่อมันเสร็จแล้ว การที่เสร็จเร็วโดยมากก็น่าจะดีกว่าเสร็จช้าครับ (แต่ไม่ทั้งหมด) ที่ผมบอกว่าไม่ทั้งหมดเพราะว่า เมื่อเวลาเดินไป เราได้ผลการทดสอบหรือ การคิดอะไรใหม่ๆออกมา อาจจะมีเรื่องอื่นๆที่มีข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่คาดคิดเข้ามาได้ (อย่างไม่น่าเชื่อีกต่างหาก) ทำให้จริงๆถ้าหากว่าเรารอเวลาในการทำอะไรออกไปสักหน่อยแล้วเราก็จะได้ข้อมูลเพิ่มที่พระเจ้าประทานมา โอ้วมายกอท.. อะไรประมาณนั้นน่ะครับ (เรียกว่ามันมาเอง เพิ่มเติมให้เรารู้ได้หรือว่าคิดเพิ่มเติมได้ ซึ่งตอนแรก หรือขณะดำเนินการจะยังไม่มี จะยังไงคิด จะยังไม่เห็น)

ทั้งนี้ Task ที่ไม่มี Due date เราสามารถที่จะกำหนด Due date ให้กับมันได้เพื่อเป็นการกำหนด ให้ “ทำมันเลย” เมือ่ถึงเวลา แต่อย่างไรก็ดีถ้าหากว่าคุณมีความคิดจัดการงานแบบ Do it now อยู่แล้ว และ มี sense ในการเลือกงานทำที่ดีอยู่แล้ว ก็อาจจะไม่ต้องระบุ Due date ก้ได้แค่ว่าให้มันอยู่ใน task list หรืออยู่ใน inbox เพื่อให้คุณรู้ว่ามันจะต้องทำนั่นเองครับ

เน้นการเอางานออกไปให้คนที่เหมาะสมช่วยกันทำหรือส่งให้คนที่ทำได้ดีกว่าคุณทำด้วยเวลาที
่น้อยกว่า

การจัดการกับ Task ใดๆของผมส่วนมากแล้วจะต้อง assign หรือ Deligate งานให้กับคนอื่นที่เหมาะสมด้วยเวลาที่เหมาะสมและปริมาณ Load ที่เหมาะสม เพราะผมต้องการเอางานของผมออกจาก inbox หรือ task list ของผมเพื่อให้งานเดิน ครับ ผมก็คิดเหมือนกับว่า ตัวผมเป็นแค่ station เพียงแค่ station เดืยว คุณไม่สามารถที่จะทำงาน multitasking ได้จริงๆหรอกครับ (ถ้าหากว่าทำได้ก็เพราะงานอื่นๆที่คุณทำมันไม่จำเป็นต้องต้องการ focus ใดๆต่างหาก) เราไม่สามารถที่จะมีสมาธิกับสองเรื่องพร้อมกันได้อย่างสมบูรณ์ครับ ถ้าหากว่าคุณเห็นบางคนพิมพ์ computer แล้วฟังเรื่อยที่คุยกันไปด้วย ก็ให้คิดไว้ก่อนว่า ที่เค้าพิมพ์หรือทำอยู่กับ computer นั้นมันต้องการการ focus ที่ไม่มากนัก เช่น อาจจะสั่ง print out งาน อาจจะจัด file ที่ Desktop ให้ดูไม่รก หรือกำลังหา file เป็นต้น ตัวอย่างเหล่านี้ผมว่าน่าจะทำให้คุณเก็ตไอเดียได้ว่างานที่ไม่ต้องการ focus เป็นอย่างไรน่ะครับ

การ Deligate งานผมเลือกที่จะทำให้เกิดขึ้นแบบทางเดียวเสียมากกว่า เพราะ ถ้าหากว่าคุณยังต้องทำการ two way communicate อยู่แสดงว่าใบงานหรือ note ที่คุณพิมพ์เพื่อบอกงานคนอื่นเค้าทำได้ไม่ดี ไม่สมบูรณ์ และอย่าลืม comment เอาไว้ว่าถ้าหากว่าไม่เข้าใจให้โทรถามได้ทันที แปลว่าถ้าหากว่าไม่มีอะไรสงสัยคุณก็ไม่ต้องรอ Feedback ใดๆจากผู้รับงานครับ นั่นแปลว่าสิ่งที่คุณต้องทำต่อ คือ แค่กำหนด Due date เทียมเพื่อการติดตามงานเท่านั้น เมื่อถึงเวลาคุณก็โทรสอบถามงานและติดตามความคืบหน้าก็เท่านั้นเองครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

  • due date แปลว่า
  • due date คือ
  • due date แปล

rackmanagerpro.com © 2019 All Rights Reserved

Rackmanagerpro.com all right reserved 2007 - 2019

Copyright by Rackmanagerpro.com

Content Creted by Rackmanagerpro.com