วันนี้ผมอยากจะแนะ Nemo Document ครับ เป็น Program เล็กๆ ที่ run ได้บน Windows 7 หรือ Windows XP โดย Program software เจ้า Nemo นี่มันจะทำหน้าที่ index file ทั้งหมดที่อยู่ในเครื่องเรา หรืออยากจะระบุที่เป็นพิเศษก็ทำได้เหมือนกันน่ะครับ โดยมันจะเรียงการแสดงผลว่า file ไหนมีการปรับปรุงแก้ไขหรือว่าสร้างขึ้นมาวันไหน แล้วเอามาแสดงในลักษณะของปฏิทินครับผม ผมว่ามัน work เอามากๆน่ะครับ สำหรับการค้นหา file เก่าๆที่พอจะรู้เลาๆว่า file นั้นเราได้สร้างเอาไว้ หรือว่าเราได้ดิว กับเรื่องนั้นๆ ประมาณวันที่เท่าไหร่ หรือว่าเดือนไหน
ปกติแล้ว การจัดการ file ของผมจะมีวิธีการที่แน่นอน ก็คือ file ที่สร้างมาทั้งหมด จะโดนใส่ Folder เป็น project name เอาไว้ด้วย folder นั้นจะมีเหมือนกับมีการพิมพ์ tag (คืออะไรก็ตามที่เราคิดว่าเกี่ยวข้องกับ file หรือ project นั้นๆ และคิดว่าถ้าหากว่าอีกหน่อยเราอยากจะค้นหา file นั้นๆ เราจะพิมพ์คำที่เราได้ “tag” นี้เอาไว้ครับ แล้ว file นั้นก็จะแสดงออกมาในการค้นหาครับ)
การค้นหาผมจะทำด้วย software ที่เล็กสุดๆ คือ Everything ที่มันจะทำหน้าที่ index file เอาไว้ แล้วเราก็แค่พิมพ์ชื่อ file บางส่วนมันก็จะแสดง file ที่เกี่ยวข้อง หรือ file ที่มีคำเหล่านั้นอยู่ใน file name ครับ (ชื่อ fileครับผม) ซึ่งวิธีการนี้ก็ให้ผลดีประมาณหนึ่ง แต่ว่าถ้าหากว่าคุณหลุด tag จะทำอย่างไร ? คำว่าหลุด tag ของผมก็คือ คุณดัน search ใน Everything ด้วยคำที่ดันไม่ได้ tag file นั้นๆเอาไว้ยังไงล่ะครับ ซึ่ง case นี้ถือได้ว่าเป็นการหลุดจริงๆน่ะครับ
ต้องเข้าใจก่อนว่า การพิมพ์ชื่อ file ให้มีคำที่เราอยากจะค้นหานั้น ต้องออกแรงคิดนิดหน่อยครับ และจะกินเวลาเล็กน้อย แต่ก็ไม่ได้มากมายอะไร และผม่วามันคุ้มค่ากับการจัดการ file ที่เราปิด project ไปแล้ว (และมันก็จะไม่ได้อยู่ที่หน้า Desktop ตลอดไปครับ) มันจะโดน move ไปยัง folder รวมของผม นั่นก็คือ archieve docs หรือ “เอกสารเก่าเก็บ” นั่นเอง และ ทั้งหมดจะไม่ได้มีการเปิดขึ้นมาอีก file เหล่านั้นจะโดนเปิดอีกครั้งก็ต่อมีจะมีการอ้างอิงถึงด้วยเหตุผลใดอย่างหนึ่งเท่านั้นเช่น อยากจะมีการทำงานต่อ แล้วต้องอ้างอิง file เก่าว่าเราเคยทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆไปแล้ว
สำหรับ เอกสารใดๆ ที่เป็นการบันทึกการประชุม หรือการ Brainstorm ก็อาจจะอยู่ที่ Google Docs ก็ได้เพราะว่า ที่นั่นก็เป็นอีกที่หนึ่งทีผม create document เอาไว้อยู่เป็นประจำ และแน่นอนว่าแบบ Everything จะค้นหา file เหล่านั้นไม่ได้ครับผม แต่ก็ไม่เป็นปัญหาแต่ประการได้ครับ เพราะว่าถ้าหากว่าผม Everything file ในเครื่องของผมแล้วพบว่าไม่มีไม่มีข้อมูลใดๆที่เกี่ยวข้อง ผมก็จะไป search ใน Google Docs ต่อเป็นอันดับสองครับ เพื่อค้นหาว่ามีเอกสารอะไรเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ หรือไม่ โดย ชื่อ file ใน Google Docs ก็จะเป็น concept การ tag ชื่อ file เหมือนกับ file ที่อยู่ใน HardDrive ยังไงก็อย่างงั้นน่ะครับ แต่ว่ามันดีกว่าก็คือ file นั้นมันจะเปิดที่ไหนก็ได้ (ที่เดี๋ยวนี้เค้าจะเรียกว่า Cloud น่ะครับ )
เอาเป็นว่าการจัดการ file นี้ถือได้ว่เป็น absolute หรือวิธีการที่เครื่องมือจะอำนวยที่สุดแล้ว ณ เวลานี้ครับ เพราะว่ายังไงซะ ถ้าหากว่าคุณตั้งชื่อ folder แต่ก็ไม่ได้ tag มันด้วย “คำค้นหา” ที่คุณจะไปค้นหามัน คุณก็ไม่เข้าใจอยู่ดีว่า ในนั้นคืออะไรแล้วคุณก็ต้องเปิดเข้าไปดูว่า file มันมีอะไรบ้าง มันเกี่ยวกับอะไร หน้าตา file คืออะไรครับ และ ถ้าหากว่า เรารู้เป็นเวลาประมาณว่า file นั้นสร้างตอนไหน หรือเรามีการดิว เรื่องนั้นๆ ประมาณเวลาไหนหรือเดือนไหน เราก็จะเปิดชื่อ file จาก Nemo Document ได้ครับผม
Program ที่เกี่ยวข้องในบทความนี้ คือ Everything , Nemo Document , Google Docs
