แนวคิดของ Get Things Done (หรือผมจะเรียกว่า GTD ต่อไปในบทความนี้) มาจากความคิดที่ว่า คนเราจะรู้สึกว่ายุ่งหากว่าเรามัวแต่คิดว่าเราจะต้องทำอะไรหรือมีอะไรค้างคาที่เราต้องทำกันบ้าง แน่นอนว่าสำหรับ Working Environment หรือสภาพการทำงานทั่วไปสิ่งที่คุณจะต้องทำนั้นมากเหลือเกิน เกินกว่าจะที่คุณจะนึกๆออก และยังมีโหลดสมองคุณอีกประเภทก็คือ การพยายามจำงานที่ต้องการจะทำแบบไม่อยากลืม อาจจะเป็นเพราะงานนั้น หากคุณลืมทำไปแล้วมันจะกระทบภาพลักษณ์ของคุณหรือหน้าที่การงานของคุณ หรือ คุณจะรู้สึกผิดกับตัวเองว่าคุณไม่ได้รับผิดชอบงานนั้นอย่างเพียงพอ ทำให้แนวคิดหลักของ GTD ที่ผมเลือกใช้ คือ การจดมันลงกระดาษหรือสื่ออะไรก็แล้วแต่ เพื่อที่จะให้มันออกจากหัวแล้วลืมประเด็นนั้นไปซะ ! จะได้ไม่ต้องมากินแรมที่หัวสมองของเรานั่นเอง แล้วเอากระดาษหรืองานที่จะต้องทำนั้นมา Process อย่างเป็นระเบียบ และเป็นระบบ แบบที่ไม่ค่อยมีคนทำมาก่อน
INBOX อะไรก็ตามที่เป็นงานทั้งหมดจะถูกพิมพ์เข้ามาเปน INBOX แล้วคิดต่อว่าจะทำด้วยตัวเอง หรือ จะให้คนอื่นทำหรือว่าค้างไว้ก่อนไม่อยากจะทำมันตอนนี้ ก็พิมพ์ทิ้งเอาไว้ใน INBOX LIST เพราะดูเหมือนว่ายังไม่มีเจ้าภาพและไม่ได้มีสลักสำคัญอะไรที่จะต้องทำมันตอนนี้ก็ได้ (ไม่ได้มีคนสั่งมาไม่มี Due Date หรือ Deadline อะไรเป็นต้น)
Delegatad Task งานที่ส่งต่อให้คนอื่นแล้ว เมื่อคนอื่นทำเสร็จเราก็ต้องรับทราบ หรืองานที่เราต้องติดตาม (Follow Up) เป็นระยะๆ เพื่อให้งานเดินหน้าต่อไปได้ อย่างมีประสิทธิภาพทางเวลา
Due-Dated Task งานที่กำหนดวันต้องทำให้เสร็จก่อน
โดย Due Date หรือวันสิ้นสุดนั้นมีสองประเภทคือ
1. ประเภทที่เป็นเส้นจำลองขึ้นมาเอง แปลว่า เป็นการบอกกับตัวเองว่าอยากจะเสร็จก่อนวันที่เท่าไหร่ โดยไม่ได้มีสิ่งแวดล้อมใดๆบังคับ เพราะผลกระทบของการเลื่อน Due Date ออกไปนั้นไม่มากสักเท่าไหร่
2. ประเภทที่ Due Date เป็นเส้นตายจริงๆ แปลว่า เป็น Project ที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นทันเวลาตามที่ได้กำหนดเอาไว้เท่านั้นไม่อย่างงั้นแล้ว จะมีผลกระทบรุนแรงได้
Sheduled Task : งานประเภทที่ต้องทำ ณ วันหรือเวลาที่กำหนดเท่านั้น พวกนี้คือหมายรวมถึงการนัดหมายใดๆ ที่เราต้องอยู่ ณ ที่หนึ่งๆเพื่อกระทำการหนึ่งๆ โดยที่คุณจะไม่สามารถเอาเวลาไปทำอย่างอื่นได้นอกจากที่คุณระบุเอาไว้ งานประเภทนี้ไม่ได้จดกันเป็น List และมีการจัดการส่วนมากอยู่บนปฏิทินเป็นหลัก
คำนิยามของงานที่คุณต้องทำที่แยกย่อยออกมาเป็นสองระดับ คือ Project และ Task
เป็นเรื่องที่คนส่วนมากจะแยกแยะไม่ออกว่างานที่คุณคิดอยากจะทำนั้น มันมีงานย่อยๆที่ต้องทำอยู่มากมาย โดยแนวความคิดของ GTD นั้นจะระบุเอาไว้อย่างชัดแจ้งว่า อะไรก็ตามที่มีการกระทำที่ต้องกระทำมากกว่า 1 อย่าง สิ่งนั้นถือได้ว่าเป็น Project ทั้งหมด ไม่ว่ามันจะฟังดูเหมือนจะง่ายมากแค่ไหนก็ตามที ส่วน Task คืองานย่อยที่ว่านี้ คือ อะไรก็ตามที่เป็นกิจกรรมที่คุณทำได้เป็นหน่วยที่คุณสามารถจะกระทำได้ทันทีได้ด้วยตัวคุณเอง หรือตัวคนที่คุณส่งงานไปให้
นิยามไปก็พอจะเข้าใจอยู่บ้างในบางคนแต่วิธีการอธิบายเรื่องนี้ได้ดีที่สุด คือ การยกตัวอย่างให้ดูครับ งั้นมาดูตัวอย่างตามนี้กันเลยว่าอะไรเป็น Project อะไรเป็น Task งานย่อยให้เห็นกันคาตา
ตัวอย่าง : คุณต้องการจะทำให้โทรศัพท์ของสำนักงานแสดงเบอร์ให้ได้
แน่นอนว่าถ้าหากว่าต้องการให้โทรศัพท์บ้านธรรมดามันแสดงเบอร์ได้มันจะประกอบไปด้วยขั้นตอนหรืองานย่อยมากมายกว่าที่คุณคิด โดย “ทำให้โทรศัพท์บ้านโชว์เบอร์” นั้นคือผลลัพธ์สุดท้ายของสำหรับ การกระทำย่อยๆทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำนั่นเอง เราเรียกว่า เป้าหมายของการกระทำสูงสุดนี้ว่า “หัวข้อ Project” หรือ “Project” หรือ “โครงการ”
งานย่อยที่จะต้องเกิดสำหรับการทำให้โทรศัพท์ของสำนักงานแสดงเบอร์โทรเข้าได้นั้น ประกอบไปด้วย
1. โทรศัพท์ต้องเป็นโทรศัพท์แบบพิเศษที่ออกแบบมาเพื่อให้มันแสดงเบอร์ได้
2. ต้องติดต่อกับองค์การโทรศัพท์ว่าเราต้องการแสดงความจำนง เพื่อให้โทรศัพท์แสดงเบอร์ได้
3. ต้องเอาเงินไปจ่ายค่าทำให้เบอร์โทรศัพท์มันแสดงเบอร์ได้ซึ่งเป็นแบบรายเดือน จ่ายเพิ่ม 30 บาทต่อเดือน
ดังที่ผมพิมพ์แสดงเอาไว้เป็นรายการด้านบนนั้นเป็นงานย่อยที่สามารถระบุเป็น Task ได้แล้ว แต่ว่าผมไม่แนะนำให้ทำการบันทึกงานย่อยแบบนี้เพราะ “สมองคุณยังจำเป็นต้องประมวลผลอีกว่า แล้วเราต้องทำอะไรกันแน่!?” ใช่ครับ ! มันยังไม่ได้จบแค่นี้เพราะ มันเป็นงานที่คุณไม่สามารถกำหนด Action หรือการกระทำอะไรได้เลย ถ้าหากว่าคุณบอกคนอื่นไปแบบนั้น เขาจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจะต้องทำอะไรยังไงต่อ เช่น โทรศัพท์ต้องเป็นโทรศัพท์พิเศษ ! แท้ที่จริงแล้ว Actionable Task หรือ งานย่อยที่เป็นกิจกรรมที่กระทำได้ก็คือ “ติดต่อแผนกจัดซื้อเพื่อให้ซื้อโทรศัพท์แบบพิเศษมา 1 เครื่อง” นั่นเอง
ลองคิดงานย่อยข้อ 2 ที่บอกว่าต้องติดต่อองค์การโทรศัพท์ดู … ดูเหมือนว่าน่าจะเป็นงานย่อยที่กระทำได้แล้ว เพราะแค่ Google ว่าเบอร์อะไรแล้วก็โทรไปสอบถามเพื่อแสดงความจำนงว่าโทรศัพท์จะทำให้แสดงเบอร์ต้องเอาเอกสารอะไรทีไหนอย่างไร ซึ่งฟังดูเหมือนว่าคุณอาจจะพิจารณาเป็นโครงการก็ได้ แต่นี่มันก็ย่อยในระดับที่คุณเองสามารถกระทำได้ทันทีโดยไม่ต้องคิดว่าจะทำอะไรต่อไปแล้วนั่นเอง ถ้าหากว่าเป็นแบบนี้ผมถือว่าเป็น Actionable Task ที่กำหนดพิมพ์ note เป็น Action ได้แล้วล่ะครับ
สำหรับงานย่อยข้อที่ 3 ที่บอกว่าต้องเอาเงินไปจ่ายค่าทำให้เบอร์โทรศัพท์มันแสดงเบอร์ แท้ที่จริงแล้ว เป็นการติดต่อแผนกการเงิน เพื่อให้เขาดำเนินการเท่านั้นเอง เราไม่ต้องทำอะไรมากไปกวานี้ ถ้าหากว่าเป็นผม ผมจะ Note ว่าติดต่อบัญชีให้จ่ายเงินเบอร์โทรศัพท์นี้เพิ่มอีก 30 บาทค่าแสดงเบอร์ (โดยเอาข้อมูลเบอร์ติดต่ออะไรไปให้เขาประสานงานต่อ)
ทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่า หากเราสามารถที่จะเอางานที่ค้างในหัวเรา แล้วแจกแจงบนเอกสารหรือบน ToDo List ไม่ว่าด้วยรูปแบบใดๆก็ได้จะทำให้หัวเรารู้สึกว่า “มันยุ่ง” น้อยลงไปกว่าเดิม ทั้งนี้ความคิดเรื่องการจัดการงานทั้งหมดนี่ มันก็ขึ้นกับว่า คุณอยากจะทำมันด้วยหรือเปล่า เพราะถ้าหากว่าคุณไม่ได้อยากจะทำมันหรือไม่ได้ต้องการทำ Task หรือไม่ได้ต้องการเป้าหมายที่เป็นปลายทางของโครงการนั้นแล้วจริงๆ คุณเองก็ไม่มีเหตุผลอื่นอะไรที่ต้องมาจัดการงานย่อยๆเหล่านี้ เว้นเสียแต่นี่เป็นงานของคุณที่ได้รับมอบหมายในหน้าที่การงานอย่างเสียไม่ได้
ระบบการจัดการงานแบบนี้ เป็นการกรองเอาความคิด สิ่งที่อยากจะทำออกมาทำเป็นรายการทั้งหมด โดยจะแท้ที่จริงแล้ว เรามีระดับความต้องการทำงานเหล่านั้นไม่เท่ากัน หลายอย่างเป็นเรื่องจำเป็น และต้องทำให้ได้ แล้วก็มีอีกหลายอย่างที่เป็นเรื่องแค่คาดหวังว่าตัวคุณเองอยากจะให้เป็นอยากให้ทำ สำหรับรายการเชิงฝันเหล่านั้น ถ้าหากว่าคุณเอามาพิมพ์เป็น ToDo List แบบนี้ได้แล้วล่ะก็แสดงว่าคุณต้องการที่จะทำมันอย่างน้อยก็มีเจตจำนงอย่างชัดแจ้งแล้วว่าคุณต้องการจะทำมันและจะไม่มันอีกต่อไป อาการของ “ความหวัง” ว่าอยากจะทำ เช่น คุณอยากจะทำอาหารให้เก่งกว่านี้ แน่นอนว่า งานย่อยเหล่านี้จะมีมากมายหลายทางเลือกที่คุณอาจจะต้องคิดต่อไปอีกว่า ที่อยากจะเก่งทำอาหารนี้จะต้องทำอย่างไร คิดต่อออกมาเป็นแผนสำหรับตัวเอง กำหนดงานย่อยและ Due Date เทียมสำหรับงานย่อยนั้นๆเพื่อให้ตัวคุณสามารถ “ทำงานย่อย” อย่างต่อเนื่องจนบรรลุเป้าหมายของ Project นั้นได้
คนเรานั้นมีชีวิตอย่างจำกัด และคุณไม่สามารถที่จะคิดฝันเพื่อทำสิ่งที่คุณอยากจะทำได้มากสักหลายแบบนัก เพราะแต่ละอย่างถ้าหากว่าคุณยิ่งฝันใหญ่เท่าไหร่ เวลา และงานย่อยที่จะเกิดขึ้นก็จะมากขึ้นเป็นเงาตามขนาดของความฝันนั้น เว้นเสียแต่ว่าคุณจะมี “พรสวรรค์”ทางด้านนั้นจริงๆ ซึ่งก็จะทำให้คุณสามารถเดินทางลัด และกระชับเวลาได้มากกว่าคนอื่นที่อยากจะทำแบบเดียวกับคุณ อย่างไรก็ดีถ้าหากว่าคุณไม่ลอง คุณเองก็จะไม่รู้หรอกว่า ความคิดฝันหรือความอยากจะ”เป็น” อยากจะได้”ทำ”ในสิ่งที่คุณคิดหวังวาดฝันเอาไว้นั้น คุณจะสามารถทำได้ด้วยเวลาอันสั้น แค่ไหนกัน สิ่งที่จะบอกคุณได้เพียงอย่างเดียวนั่นก็คือ การลองกระทำ สิ่งที่คุณคาดหวังหรือคาดฝันว่าอยากจะให้เกิด ถึงจะเป็นหลักฐานสำคัญเพียงอย่างเดียวว่า คุณมีประสิทธิภาพในการค้นหางานย่อยที่เหมาะ จัดแจงทำ List รายการ ToDo List ออกมาและกระทำมันได้อย่างไม่หน่ายเหน็ด และขอให้ระลึกไว้ว่า ถ้าหากว่าเป้าหมายที่คุณคาดหวังเอาไว้นั้นไม่น่าจะเป็นทางเลือกที่ถูกต้อง หรือไม่น่าจะเป็นเป้าหมายที่ดีอีกต่อไป ก็อย่ากลัวที่จะเลือก “หันเห” ทิศทางความคิดฝันเป็นอย่างอื่นได้อย่างไม่ต้องอายตัวเองและอายใครๆ เพราะแท้ที่จริงแล้ว คนอื่นเขาก็ไม่ได้ Care อะไรคุณมากมายนักหรอก
คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:
- https://www rackmanagerpro com/get-things-done-wunderlist/