Asana เป็น Task Management ใหม่ที่เพิ่งเปิดตัวออกมาเมื่อประมาณวันที่ 2-11-2011 ผมก็เลยเข้าไปดูเสียหน่อยว่าเราจะใช้งานอะไรกับของฟรี Asana Task management นี้ได้บ้าง พอเข้าไปแล้วก็จะมี VDO แสดงการใช้งานอย่างง่ายให้เห็นคร่าตากันเสียหน่อยว่าอะไรอยู่ที่ไหน เข้าไปดูได้จาก VDO ด้านล่างนี้ครับ

เงื่อนไขของการใช้งาน คือ คุณสามารถที่จะเพิ่มคนเพื่อให้เป็นทีมเดียวกับคุณได้มากที่สุด คือ 30 คน ซึ่งผมว่าโดยมากแล้ว ทีม 1 ทีมก็ไม่น่าจะมีมากถึงขนาดนี้อยู่แล้วเป็นปกติ อย่างกรณีของผม ก็อย่างมากก็แค่ไม่เกิน 10 คนก็เพียงพอแล้วครับ

Task management แบบ online ถือได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานกันเป็นทีม แบบที่แต่ละคนต้องเป็นคนที่มีวินัยในการใช้งานอย่างจริงจังกันทั้งทีมเท่านั้น และทุกคนก็ต้องเห็นว่ามันมีประโยชน์ คนในทีมถึงเลือกที่จะใช้งานระบบ Task management ได้ โดยคนที่เป็นหัวหน้าต้องอธิบายให้กับลูกน้องได้เข้าใจว่า มันมีประโยชน์ คือ การ report กันทำได้สะดวกมาก และ การทำงานทั้งหมดมีการบันทึกงานเอาไว้ ลองคิดดูว่า ถ้าหากว่า คนที่ทำงานแล้วไม่ได้ report หรือบอกหัวหน้างาน หรือบอกคนอื่นที่เป็นเพื่อนร่วมทีมงานแล้ว งานก็จะไม่เดิน เหมือนกับว่าไม่ได้มีระบบสื่อสารที่ดีเท่าที่ควร

เหตุผลหลักอีกประการที่ตัวลูกน้องเองจะต้องรับรู้ว่ามันมีประโยชน์ต่อตัวเค้าเองก็คือ ตัวหัวหน้าจะได้รู้ได้ว่าก่อนที่จะจ่ายโหลดงานใหม่ให้ไป ก็ดูก่อนได้ว่าลูกน้องคนนั้นๆมี Load งานอะไรอยู่บ้าง หรือ มี Task อะไรที่เค้าเหล่านั้นทำอยู่และมีความสำคัญหรือไม่ โดยทั้งทีมต้องเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับ Priority ของ Task ซึ่งผมอธิบายเอาไว้ในบทความนี้

อธิบาย Priority ของ task management Asana

concept ของงานใดๆ สำหรับ task ในระบบนี้จะแบ่งออกมาเป็นแค่ 3 แบบเท่านั้นก็คือ today , upcoming , later โดยความหมายในการใช้งาน อาจจะใช้ในความหมายต่อไปนี้ได้ครับ

Today : คือ task ใดๆที่เมื่อเราเปิด task list ของแต่ละ Project และอยากจะทำมันวันนี้ เราก็จัดการ mark ให้มันเป็น Today มันไม่ได้แปลว่ามันจะ due date วันนี้น่ะครับ แต่ว่าเราเลือกปรับ priority ของมันเพื่อให้คนอื่น หรือตัวเรา ทำมันวันนี้ทันทีเท่านั้นเอง หรือ ถ้าหากว่าตัวเราเลือกปรับให้เป็น Today เองแล้วล่ะก็ ก็แปลว่า คุณต้องการที่จะทำมันวันนี้ และดูแล้ว วันนี้ คุณมี Time Slot หรือเวลาว่างพอเพื่อที่จะทำงานนั้นๆได้ ไม่ว่าจะทำมันเสร็จหรือไม่ก็ตามที

Upcoming คือ Priority ของ task ที่อยากจะบอกว่า มันคืองานที่คุณอยากจะทำมันเมื่อคุณไม่มี task ใดๆที่คุยอยากจะทำมันวันนี้แล้ว (ก็คือเป็น task ที่คุณจะเลือกทำมันได้ต่อจาก Task ที่คุณกำหนดเป็น Today) โดยตอนเช้าของทุกวัน คุณจะเปิด task ของคุณเองขึ้นมา แล้วก็ดูในส่วนของ Upcoming ว่ามี task อะไรน่าสนใจ หรือเหมาะที่จะทำวันนี้หรือไม่ ถ้าหากว่ามีและวันนั้นคุณคาดว่าจะมีเวลาพอที่จะทำมันแล้วล่ะก็ ก็เลือกมันให้เป็น Today ขึ้นไปแทนครับ

Later : ถ้าหากว่าเรากำหนด Task ที่เป็น Later แล้วมันแปลว่า คุณก็แค่อยากจะทำมัน แต่ว่ามันไม่ได้จำเป็นที่จะต้องทำมันตอนนี้หรืออนาคตอันใกล้ และ มันไม่จำเป็นต้องทำมันก็ได้ถ้าหากว่ายังไม่มีเวลา แต่ถ้าหากว่า มีเวลา หรือว่าอยากจะมันทำเมื่อไหร่ก็ปรับมันเข้าไปเป็น status ประเภทอื่นแทนได้  ส่วนมากแล้ว Later คือ task ประเภทนี้ “คุณคิดออกว่าอยากจะทำ” และมันอาจจะทำไม่ได้ตอนนี้ เพราะเหตุผลต่อไปนี้

1. คุณอาจจะยังไม่มีเวลาเพื่อที่จะทำมัน
2. คุณอาจจะยังไม่อยากจะทำมันมากสักเท่าไหร่
3. คุณคิดว่างานนี้คุณทำไม่ได้หรือแม้กระทั่งจะส่งงานให้คนอื่นก็ยังทำไม่ได้
4. คุณยังหาคนที่เหมาะที่จะทำเรื่องนี้ไม่ได้รวมทั้งตัวคุณเองด้วยก็ไม่เหมาะ
5. คุณแค่อยากจะทำมันและไม่จำเป็นต้องทำก็ได้เหมือนกับเป็นการเก็บข้อมูลเอาไว้เท่านั้น (โดยพิมพ์ออกมาเป็น Task) เผื่อเอาไว้ว่าถ้าหากว่าไม่ได้ทำอะไรแล้ว หรือมี resource ไม่ว่าจะเป็นคนหรือพลังงานหรือเวลา ก็สามารถที่จะขุดขึ้นมาทำได้
6. คุณโดนสั่งมาว่าให้ทำแต่ว่าคุณไม่อยากทำมัน ก็เก็บเอาไว้เป็น Later และคนที่สั่งงานคุณไม่ได้มีระบบจัดการระบบ Task ที่ดีไปกว่าคุณ (คาดว่าสักวันเค้าก็จะลืมว่าอย่างงั้น แต่ว่าคุณจะใช้แนวคิดแบบนี้กับคนสั่งงานที่มีระบบจัดการ Task management ที่ดีไม่ได้เลยครับ)

แนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยน Status ของ Task หรือ Prority ของ Task

แถมท้ายอีกหน่อยสำหรับเรื่อง Upcoming Task แบบนี้ ว่า “ตอนเช้า” ก่อนเข้างานหรือว่า “ตอนเย็น” ก่อนเลิกงาน คุณสามารถที่จะเลือกเอา task จาก Upcoming และ Today สลับไปๆมาๆได้ เช่น ถ้าหากว่าคุณเป็นคนที่ชอบ review งานก่อนว่า พรุ่งนี้จะทำอะไรกันดี ก็ให้ “ตอนเย็น” ก่อนเลิกงานวันนั้น เข้าไปดูระบบ task ของคุณ และก็ดูทั้ง Today และ Upcoming โดยดูที่ task ที่ Mark เป็น Today ว่าเราจะทำอะไรในวันพรุ่งนี้ดี หรือว่าดูว่า เราจะไม่ทำอะไรในวันพรุ่งนี้ก็ให้ปรับจาก Priority ที่เป็น Today ให้เป็น Upcoming เสีย หรือในทางกลับกันก็คือ ถ้าหากว่าคุณดู List ใน Upcoming แล้วก็ดูว่าพรุ่งนี้คุณอยากจะทำอะไรก็เลือกปรับให้เป็น Today ครับ

Concept : การเลือก ระหว่าง Today และ Upcoming Task นั้นถ้าหากว่าคิดเทียบกับ GTD จะเห็นได้ว่าทั้งหมด อยู่ใน Inbox (คือ list ทั้งหมดที่เราอยากจะทำและพิมพ์ออกจากหัวทั้งหมดเอาไว้แล้ว) คุณอาจจะคิดว่ามันเหมือนกับการเลือกงานใน Today ว่าคุณจะทำอะไร และ เอางานที่เหลือทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำไว้ที่ Upcoming

เอาเป็นว่าถ้าหากว่าคุณอยากลองแนะนำว่าให้ลองกันเป็นทีมอย่าลองแค่คนเดียว เพราะ มันก็จะเหมือนกับแค่ Todo List ธรรมดาถ้าหากว่าคุณใช้คนเดียวครับ ให้ลองเอาทั้งทีม invite กันเองแล้วก็ share ใช้กันดูผมว่าคุณจะเห็นว่ามันมีประโยชน์มากแค่ไหน

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• ประโยชน์ของtask management
• asana task management
• asana task manager
• asana โทรต่างประเทศ
• การใช้งาน asana

มีครั้งหนึ่งผมอยากจะพิมพ์ หรือทำเป็น VDO เพื่อ capture การใช้งานเกี่ยวกับ TODO LIST และอธิบายแนวคิดการใช้ TODO LIST แต่ว่าไปๆมาๆก็ยังไม่ได้ทำสักกะที แต่ว่าวันนี้ ดันไปเจอ Wunderlist ที่เป็นอีกโปรแกรมที่ โดนใจผมมาก เพราะว่า..

WunderList มันเป็น TODO list ที่มีครบทุกสิ่งที่ผมต้องการก็คือ

ต้องเป็น TODO LIST ที่ SYNC ผ่าน online ได้ และ ต้องเป็น TODO LIST ที่มีครบทุก platform หรือเรียกง่ายๆก็แปลว่า มันมีอยู่ได้บนทุกอุปกรณ์ที่ผมมีทั้งหมด คือ Windows 7 ที่เป็น program เพื่อ install ไว้ใช้ที่เครื่อง Computer office และเครื่องที่บ้าน , ต้อง install บน iMac หรือ MAC OS ได้ (ตอนนี้เป็น OS X Lion แล้วน่ะครับ) , และยังต้อง install มี Application ให้ download ได้ฟรี ผ่าน iPhone , iPad ที่ต้องเป็น HD และเผื่อกับพวก Smart Phone ระบบ Andriod ได้อีกต่างหาก

นอกจากนี้ web application ก็จะมีด้วยเช่นเดียวกัน นั้นก็คือ ผมก็ติดตั้งผ่าน Google Chrome เอาปุ่มมา show เป็นเว็แอปแล้วก็จะใช้ผ่าน internet Browser ที่ไหน เครื่องไหนก็ได้ เหมือนกันหมด !

เรียกง่ายๆว่า แม้ว่าผมจะมี อุปกรณ์ที่ run OS ทั้ง mobile และ computer ก็จะมี Program WunderList เพื่อรองรับ todo list ตัวเดียวกันผ่านการ Login เพียงครั้งเดียว แปลว่า ผมจะเห็น todo list เหมือนกันไปทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าผมจะควักเอา iphone ออกมา หรือว่าผมจะกดผ่าน iPad หรือผมจะกดผ่าน website ที่เป็น web application ครับ  การ Sync กันได้กับทุกอุปกรณ์ที่อยู่รอบตัวผม เป็นเรื่องที่ผม serious มากน่ะครับ เพราะว่า ถ้าหากว่าคณใช้ todo list อย่างจริงจังแล้ว คุณต้องการ todo list แค่มีข้อมูลชุดเดียวไม่ต้องโอนถ่าย task ด้วย manual แต่ประการใดอีกต่อไป และ WunderList นี่ก็ตอบโจทย์นี้ได้แล้วจริงกันแบบ Free ๆ เสียด้วยซิครับนั่น โอ้ว !

นอกจากนี้ Function การ share ได้ของกลุ่มหรือ folder ของ task นั้นจะทำให้การร่วมมือจัดการงานร่วมกันแบบ online ทำได้ดีมากขึ้น ถ้าหากว่าคนที่ทำงานหรือติดต่อติดตามงานนั้น access internet ได้ด้วยอุปกรณ์ที่ต่อเข้ากับ internet ได้เท่านั้นก็จะทำให้การกระจายงานนั้น productive มากๆแล้วล่ะครับ ซึ่งแต่ก่อนยังไมมี Tools ไหนทำได้อย่างนี้ (ทั้งๆที่มันก็ทำกันไม่ยากสักกะหน่อย)

เอาล่ะครับจริงๆแล้ว Wunderlist เป็นแค่ส่วนหนึ่งของการใช้ Todo list อย่างฉลาด และอย่างเป็นระบบครับ ซึ่งเป็น Tools ที่ผมเพิ่งจะพบ แต่ก่อนผมใช้ web applictaion ของ Clockingit มันก็ ok อยู่เพราะว่า มันเป็น internet application ก็เหมือนกับว่าจะ access ด้วย computer หรืออะไรก็แล้วแต่ที่เข้า internet ได้ก็จะเห็นหน้าเหมือนกันหมด แค่ว่า อุปกรณ์พวกนั้นจะไม่ได้ออกแบบมาเพื่อใช้กับ web application ได้สะดวกครับ  ถ้าหากว่ามันจะใช้ได้ดีก็ต้องมีสร้าง app เอาไว้เป็นดีที่สุดครับ

นอกจากคุณจะต้องใช้ Wunderlist แล้วคุณยังต้องรู้อีกว่า "การใช้งาน TODO LIST อย่างเป็นระบบนั้นเป็นอย่างไร" บทความเก่าผมอาจจะเคยพิมพ์เอาไว้แล้ว แต่ผมก็จะอธิบายซ้ำไปสำหรับคนที่เพิ่งจะ Google แล้วเจอ content ผมอันนี้น่ะครับ

คุณต้องแยกแยะก่อนว่าอะไรเป็น TASK ?

คำว่า task คืองานย่อยที่คุณพิมพ์บอกตัวเองแล้ว คุณเข้าใจว่า เรื่องนั้นกำลังจะให้ทำอะไรเช่น "ตัดหญ้าหน้าบ้าน" หรือ "ซื้อนมจาก Supermarket" แต่ไม่ใช่ "นัดเจอคุณสมปองที่สยามพาราก้อน" คุณแยกแยะออกมาเหรอเปล่าว่าทำไมผมบอกว่า ตัวอย่างหลังสุดนี่มันไม่ใช่ล่ะ ?  ผมเฉลยเลยแล้วกันน่ะครับ คือ "การนัดหมาย" ไม่ใช่ task ที่ต้องเอามาใส่ใน TODO list ครับ แต่เป็นอะไรที่ต้องกรอกเข้าไปที่ Google calendar หรือปฏิทินใดๆที่คุณใช้อยู่ครับ เพราะปฏิทินจะเป็นตัวบอกว่า คุณต้องทำอะไรวันไหน เมื่อยังไม่ถึงเวลา คุณจะยังทำกิจกรรมนั้นไม่ได้ เช่น คุณคงไม่ไป สยามพาราก้อน ก่อนวันนัดได้อย่างแน่นอนครับ

นั่นก็หมายความอีกแบบว่า TASK ที่ผมกำลังหมายถึง นั้นก็คือ งานที่คุณทำได้ ณ ตอนนี้ทันทีถ้าหากว่าคุณอยากจะทำ หรือคุณจะทำได้ด้วยหากมีเงื่อนไขอื่นที่ไม่ใช่ "วันและเวลา" (ย้ำอีกครั้งคือ การนัดคนเจอคน ถ้าหากว่ายังไม่ถึงเวลาคุณจะเดินทางไปตามนัดไม่ได้ครับ และนั่นก็คือเหตุผลเงื่อนไขทางเวลายังไงล่ะครับ)

คำว่าเงื่อนไขอื่นที่ไม่ใช่ "วันเวลา" ผมอธิบายอีกหน่อยก็คือ เช่น คุณอาจจะต้องอยู่หน้า computer เพื่อทำงานนั้น เช่น "ให้อ่านวิธีการใช้ Todo list จากหน้า web rackmanagerpro.com" เป็นต้น หรืออาจจะเป็นว่า "ตัดหญ้าที่บ้าน" ก็คือ คุณต้องอยู่บ้านถึงจะทำได้ยังไงล่ะครับ ถ้าหากว่าคุณอยู่ที่ทำงาน คุณก็จะตัดหญ้าที่บ้านไม่ได้ ผมเอามาพูดหรือพิมพ์เอาไว้ที่นีเพื่อให้คุณ clear มากๆ ว่า "อะไรคือ TASK กันแน่ !" หากว่าคุณยังไม่เข้าใจ . ..  ผมว่าให้อ่านใหม่อีกรอบน่ะครับเพราะว่าเรื่องนี้เป็นเรื่อง ที่สำคัญมากและจะทำให้ คุณเข้าใจอะไรต่อมิอะไรต่อไปได้ และ การใช้ todo list ของคุณจะเป็นระบบมาก เหมือนกับที่ผมอยากจะให้คุณทำได้ และจัดการงาานของคุณอย่างเป็นระบบ เพราะหากผิดหรือเข้าใจอะไรผิด ระบบที่คุณใช้ผิดๆจะอยู่ไม่ถาวร และก็จะล่มล้ม และเลิกใช้งานระบบ Todo list ไปในที่สุด !

Task ที่ใส่คุณต้องเข้าใจพฤติกรรมมันด้วย

พฤติกรรมของ task ทั้งหมดที่คุณต้องจัดการใดๆ จะมีสถานะอยู่แค่ไม่มากนัก แต่ว่าก็ต้องบอกให้เครียร์กันไปเลยว่าอะไรเป็นอะไร และ พฤติกรรมแต่ละอย่าง แต่ละสถานะมันเป็นอย่างไรกันแน่  เพื่อที่คุณจะใช้ todo list เพื่อจัดการ task ได้อย่างเข้าใจเหมาะสมครับ

เริ่มกันด้วยงาน หรือ task ที่ยังไม่ได้คิดว่าจะทำอะไรกับมัน ?

task โดยธรรมชาติจะมีพฤติกรรม หรือ กิจกรรมที่เราต้องทำอะไรกันมันแค่ไม่กี่แบบเท่านั้น ถ้าหากว่ามีแบบอื่นอีกยังไงก็บอกผมได้น่ะครับ เพราะว่า เท่าที่ผมประสบพบพานมามันก็มีแค่เท่านี้เองล่ะครับ คือ inbox , work me, work delegated ครับผม ซึ่งผมก็อธิบายความหมายและวิธีการคิดและจัดการมันที่แตกต่างกันเอาไว้ด้านล่างนี้แล้วอ่านต่อกันไปได้เลยล่ะครับ

พฤติกรรม task ประเภท INBOX : กลั่นทุกอย่างออกมาเป็น task หรืองานย่อย

inbox คือ การพิมพ์ task อะไรก็ได้แค่ที่ยังไม่ได้คิดหรอกว่าจะให้คนไหนทำมัน"แม้กระทั่งตัวคุณเอง" เป็นงานที่ยังไม่ได้ sure ว่าจะให้คนไหนทำ จะเป็นเพื่อนร่วมงานคุณทำหรือตัวคุณเองจะทำ แต่ว่ารู้แค่ว่านี่เป็นงานที่ต้องทำแน่นอน แท้ที่จริงแล้ว task ที่อยู่ใน stage หรือสถานะแบบนี้ ถ้าหากว่าคุณคล่องแล้ว มันจะต้องไม่มีครับเพราะว่า คุณต้องบอกตัวเองได้ว่า ถ้าหากว่าคุณไม่ทำ คนอื่นก็ต้องทำสักอย่างกับมัน อย่าปล่อยให้มันลอยนวล ถ้าหากว่า จะให้มันลอยนวลคุณก็แค่พิมพ์เอาไว้ใน inbox ไว้เท่านั้นเอง แล้วก็ค่อยกลับมาคิดใหม่ว่าจะให้คนไหนทำกันแน่ ? หรือ inbox จริงๆแล้ว เป็นจังหวะที่คุณเอามานั่งคิดว่า ตอนนั้นมีงานอะไรค้างคา คั้นมันออกจากสมองและความทรงจำ ของคุณนั้นออกมาให้อยู่ใน inbox ให้หมด คุณจะได้สมองล่วงและจะทำให้คุณรุ้ได้ทันทีว่าสมองเบาลงไปมาก (แม้ว่า task จะไม่มีน้ำหนักจริงๆก็ตามแต่ว่า ram ที่หัวคุณยังคงทำงานอยู่หากว่าคุณอยากจะทำ task นั้นอยู่ แต่คุณไม่ได้จดเอาไว้ไปที่ไหนน่ะครับ)

ทิปส์อีกเล็กน้อย : สำหรับงานที่ว่าถ้าหากว่าคุณคิดแล้ว มันต้องการการกระทำอะไรก่อนหน้า ไม่ต้องเขียน task นั้นเข้าไปใน todolist เลยครับ เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องการ card แต่งงานโดยให้โรงพิมพ์พิมพ์ให้ สิ่งที่แรกที่คุณต้องกำหนดเป็น task ก็คือ "ออกแบบ card แต่งงาน"  ไม่ใช่ "สั่งโรงพิมพ์ พิมพ์ card ออกมา" จะสังเกตจากตัวอย่างสั้นๆของผมนี่ คือ เรื่องการออกแบบการ์ดแต่งงานนั้นจะมาจังหวะ หรือ งานที่ต้องกระทำต่อเนื่องกันสองอย่าง คือ "ออกแบบ" และ "สั่งพิมพ์" โดย "สั่งพิมพ์" คุณไม่ต้องพิมพ์ใส่เข้าไปใน List และ ให้พิมพ์ "ออกแบบ card แต่งงาน" เข้าไปใน list ต่างหาก

พฤติกรรม task ประเภท WORK ME หรืองานที่คุณทำเอง :

WORK ME เป็นหมวดของ task ที่คุณต้องเป็นคนทำงานนั้นเอง อย่างแน่นอนถ้าหากว่าคุณไม่ได้ทำ งานจะไม่เดินเลยแม้แต่น้อย เช่น ถ้าหากว่าคุณมีความคิดใหม่ในการ marketing สินค้าตัวใหม่ออกมาแล้ว โดยต้องคุย concept การ marketing นี้กับ marketer หรือทีมนักการตลาดของคุณให้ได้ทราบกันโดยถ้วนหน้า  task ที่ปรากฏอยู่ใน List นี้ก็คือ "จัดประชุมเพื่อบอกแนวทาง marketing แบบใหม่" แต่ไม่ใช่ "แผนก marketing ทำแผนการตลาดแบบใหม่" มันต่างกันตรงที่ว่า การจัดประชุมคืองานของคุณเพื่อบอกผ่านถ่ายงานให้กับ marketer หรือนักการตลาดเพื่อให้เค้าเอาไปดำเนินงานต่อไป ถ้าหากว่าคุณไม่ได้จัดประชุมแล้ว แผนการตลาดนั้นจะไม่ได้มีการดำเนินการต่ออย่างแน่นอน เพราะฉะนั้น งานนี้ไม่ได้เป็นงานของ marketer แต่ประการใด แต่งานนี้ คือ การที่คุณเรียกนัดประชุมเพื่อคุยกับ marketer สำหรับแผนการตลาดใหม่ที่คุณคิดได้นั่นเอง

แปลสั้นๆอีกรอบว่า task ประเภท WORK ME คือ การกระทำที่คุณต้องทำเท่านั้นเรื่องมันถึงจะเดิน แม้ว่างานนั้นจะเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่นก็ตามที ! แต่อย่างที่บอกน่ะหละ คุณเป็นคนทำ task นั้นครับ ไม่ใช่คนอื่นแต่อย่างใด

พฤติกรรม task ประเภท WORK DELEGATED หรืองานที่โอนให้คนอื่นทำแล้ว :

สำหรับงานประเภทนี้คือ งานที่คุณได้บอกผ่านให้คนอื่นได้ทราบเรื่องนั้นแล้ว และ เป็นหน้าที่ของคนๆนั้น ที่จะต้องดำเนินการ เช่น "ซื้อนม" ตอนแรกคุณคิดว่าคุณจะไปซื้อเอง แต่ว่าคิดได้ว่า เราไม่อยากไปหรือว่าพักนี้ไม่ว่างไปห้างเลยก็เลยบอก "แม่บ้าน" ว่า อืม … ไปซื้อนมให้หน่อยนะ  เมื่อคุณบอกแม่บ้านแล้ว "การซื้อนม" ที่เป็นงานนี้ ก็จะโอนสิทธิ์ของผมที่จะต้องกระทำ กลายเป็น "แม่บ้านซื้อนม" แทนที่จะเป็นตัวคุณแล้ว เพราะว่า คุณคาดหวังให้ แม่บ้าน ทำแทนไปแล้ว นั่นก็แปลว่า "การซื้อนม" เป็นงานที่โดน delegated หรือบอกถ่ายงานไปแล้วนั่นเอง หน้าที่ของคุณแค่เหลือแค่ "ตามงาน" เท่านั้นเองครับ

แน่นอนว่าการตามงานก็เป็นงานประเภทหนึ่งที่คนระดับ supervisor หรือแค่หัวหน้า หรือระดับเดียวกันที่มีเพื่อนร่วมงานถ่ายงานกันได้นั้น จะต้องทำ และงานแบบนั้นก็จะอยู่ในหมวดนี้นั่นเองครับ งานประเภทนี้แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำเอง คุณต้องถามติดต่อตามเรื่องอยู่ดี เช่น ต้องคอยถามแม่บ้านว่า ซื้อนมมาแล้วหรือยัง ? หรือ ถามว่าเมื่อไหร่จะได้นมเก็บไว้ทีบ้านสักกะที และถ้าหากว่าเป็นงานที่ serious และต้องการ action หรือการกระทำจากลูกน้อง หรือเพื่อนร่วมงานนั้น "คุณจำเป็นจะต้องกำหนด Due date หรือวันกำหนดส่งงาน" ให้กับคนที่คุณโอนงานนั้นไปด้วยครับ ไม่อย่างงั้น เรื่องมันก็ไม่เดินหรอก

โดยวิธีการกำหนดนั้น ส่วนมากแล้ว เราจะกำหนดเป็นวันที่งานคาดว่า น่าจะเสร็จ แต่เร็วกว่านั้นนิดหน่อย เช่น ถ้าหากว่าคุณคิดว่า card แต่งงานบอก Designer ให้ไปออกแบบมาแต่ต้องการใช้วันศุกร์หน้า คุณต้องกำหนดติดตามงานนั้น หรือเป็น Death line ที่ก่อนหน้านั้นนิดหน่อย อาจจะเป็น 1 วันก่อนหน้าหรือสองวันก่อนหน้า คือ เผื่อเอาไว้ว่า ถ้าหากว่ายังไม่ได้ทำก็ยังจะกดดันหรือ ใช้ Extra time ใดๆ เพื่อทำงานนั้นให้เสร็จทัน deadline ที่แท้จริงได้ทันอยู่ดีครับ

ดูเหมือนว่าพฤติกรรมประเภทงานจะมีแค่นี้เท่านั้นเองครับ สำหรับ concept เรียกว่าไม่ยากเลย แต่ก็ไม่ง่ายสำหรับคนที่ไม่เคยแม้แต่จะคิดที่จะจัดการงานให้เป็นระบบครับ ทุกอย่างจะใหม่หมด และ อาจจะแปลกใจว่า "ทำไมมันต้องคิดมากขนาดนี้?" จริงๆแล้วผมต้องบอกก่อนว่า มันไม่ได้เป็นการคิดมากล้ำลึกแต่อย่างใดเลยล่ะครับ เพราะ มันเป็นธรรมชาติของ task หรืองานที่คุณเจอกันอยู่แล้ว แค่ว่าไม่ได้มีคนเอามาอธิบายและ กำหนดแนวทางการจัดการมันแบบธรรมชาติแบบนี้เท่านั้นเองครับ

ยังไงเสียถ้าหากว่าคุณมีโอกาสได้อ่านบทความนี้ของผมแล้วชอบ วิธีการจัดการ task แบบนี้ หรือมีข้อสงสัย ผมว่าผมเปิดเป็น course 2 ชั่วโมงสองเรื่องแบบนี้ก็เรียได้ว่าเหลือเฟือกันเลยก็ได้เหมือนกันนะครับ แล้วแต่ว่าจะ request กันเหรอป่าวเท่านั้นเองน่ะครับ เพราะว่า concept ในรายละเอียดจะมีมากกว่านี้อีกครับ พิมพ์แค่ blog content เดียวไม่อาจจะหมดได้ครับ แต่ว่าที่ผมบอกไปมันเป็น main idea แล้วล่ะครับ ลองทำกันดูได้เลย แล้วจะรู้ว่า เราทำงานได้มากน้อยแค่ไหน งานดองกับคนอื่น เป็นปริมาณมากน้อยแค่ไหน และ ที่ดีที่สุดคือ คุณไม่ต้องปวดหัวกับการคิดและจำงานที่คุณไม่มีทางจำได้ทั้งหมด หากว่าคุณไม่ได้จดไว้แบบนี้หรอกครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• wunderlist คือ
• wunderlist
• todolist แนวคิด
• การใช้ wunderlist
• app wunderlist คือ
• รีวิว wunderlist iphone app
• wunderlist รีวิว
• หลักการเขียน task list
• การใช้ to do list online
• วิธีใช้งาน wunderlist

การจัดการ task และ project สำหรับหัวหน้างาน หรือ คนทั่วไป เป็นเรื่องที่จำเป็นต้องเรียนรู้และ มีความสามารถในการจัดการครับ โดยเฉพาะถ้าหากว่าคุณอยากจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ ว่าคุณอยากจะให้ลูกน้องของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบจัดการงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องใช้กันเลยก็ว่าได้ครับ วันนี้ผมก็จะเล่าเรื่องเกี่ยวกับ concept ในการจัดการ task และกำหนดงานเพื่อติดตามงานแบบสังเขปให้ฟังกันสั้นๆแต่ได้ใจความกันก็แล้วกันนะครับ

คนที่รู้สึกเครียดและรู้สึกว่างานชั้นมันเยอะเหลือเกินแล้ว เหตุผลส่วนหนึ่งที่ทำให้เค้าเหล่านั้นรู้สึกตึงๆ และรู้สึกว่างานเยอะอย่างงั้น ก็เพราะ ไม่ได้มีระบบในการจัดการงานของตัวเค้าเองเลย หรือ แม้กระทั่งตัวคุณถ้าหากว่าคุณยังคงงงๆ และ รู้สึกว่า ทำไมชั้นงานเยอะแยะเต็มไปหมด (แล้วก็พาลทำให้คุณเครียดอีกต่างหาก) แบบนี้แล้วล่ะก็ ผมยินดีด้วยน่ะครับว่า คุณก็เป็นคนส่วนใหญ่ที่ไม่ได้มีการจัดการเรื่อง task management ครับ หรือมีแต่ก็ดีไม่พอครับ หรือไม่เข้าใจ concept ว่าจริงๆแล้ว คุณต้องทำอย่างไรหรือจัดการกับมันอย่างไร

เอางานทั้งหมดออกจากหัวคุณให้หมดเกลี้ยง !

คุณหนักหัวรู้สึกว่างานเยอะนั้น จริงๆแล้วสามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุด ได้โดยการเอามันออกจากหัวคุณทั้งหมดได้ทันทีครับ โดยการเอา todolist ใดๆมาใช้งานครับ เช่น ผมแนะนำ Toodledo สำหรับคนที่จะจัดการเฉพาะงานของตัวเอง หรือ ClockingIT ถ้าหากว่าคุณจะจัด task ของตัวเองแล้วก็จะมีการ track task ของลูกค้าหรือคนอื่นๆที่อยู่ในทีมอย่างเป็นระบบครับ (รายละเอียดการใช้งานตอนนี้ผมยังไม่ขออธิบาย ก็เข้าไปใช้ๆงานกันก็คิดว่าไม่น่าจะยากอะไรหากว่าเข้าใจ concept ในบทความนี้ทั้งหมดแล้วน่ะครับ) หรือว่าจะธรรมดากว่านี้ก็คือ เอาปากกาแล้วก็กระดาษเปล่าออกมาครับ

แล้วสิ่งที่คุณต้องทำต่อไปก็คือ "จดประเด็นหรือหัวเรื่องงานของคุณออกมาจากหัวคุณทั้งหมด แล้วเลิกที่จะจำมันครับ" ความเครียดและ ความรู้สึกว่างานเยอะนั้น มันเกิดมาจากที่ว่า "สมองคุณเกิดการ refresh งานเหล่านั้นในสมอง เพื่อที่ตัวคุณเองเตือนตัวเองว่า จะไม่ลืมทำมัน"

แต่การที่ไม่ได้จดอะไรไว้เลยนั้น คุณก็จะต้องพะวงกับเรื่องเหล่านั้นเสมอ คิดเรื่องนั้น ซ้ำแล้วซ้ำอีก อย่างไม่ได้ประโยชน์อะไรขึ้นมา (ยกเว้นว่างานนั้นต้องการความคิดสร้างสรรค์ การคิดซ้ำไปซ้ำมานั้นจะเป็นวิธีการหนึ่ง ที่จะทำให้เกิดแนวทางใหม่ๆ ซึ่งผมก็อยากจะเล่าเป็น content เฉพาะไปเลยก็ได้น่ะครับถ้าหากว่าผมพิมพ์อัดเข้ามาในนี้มันก็จะแตกประเด็นไปอีก) เพราะงั้นแล้ว การที่คุณคิดวนไปวนมา ทำให้กิน RAM สมองของคุณ และ การคิดมันก็กินพลังงานอีกต่างหาก (ทำให้คุณหิวเร็ว อันนี้ผมเป็นน่ะครับ ถ้าหากว่าผมคิดอะไรเยอะๆจะหิวเร็วมาก 5 โมงเย็นต้องหาอะไรกินแล้วเพราะว่าหิวเหลือเกินจะทนไหวครับ)

เมื่อคุณเอาประเด็นต่างๆจดออกมาแล้ว ให้คุณอ่านอีกสักรอบแล้ว นึกว่าคุณคิดเรื่องเหล่านั้นครบแล้วหรือไม่ และถ้าหากว่าคุณตัดสินใจแล้วว่า มันครบแล้ว ! ให้คุณลืมเรื่องเหล่านั้นออกจากหัวไปเลย (เหมือนกับกด Delete ไปเลยครับ) เพราะ สิ่งที่คุณจะทำก็คือ คุณต้องมั่นใจในระบบแทนการจดจำในหัวแล้วคิดซ้ำไปซ้ำมาครับ มาถึงจุดนี้ เมื่อคุณมั่นใจว่าเรื่องราวทั้งหมดได้ list ออกมาเป็นข้อๆใส่ระบบ todolist หรือ กระดาษทั้งหมดแล้ว และ คุณไม่คิดเรื่องราวเหล่านั้นในหัวแล้ว มันจะทำให้คุณรู้สึกว่าเป็นการยก load ออกจากตัวเองไปอย่างไม่น่าเชื่อครับ! ความรู้สึกนี้จะเป็นกันทุกคนครับที่เริ่มทำ step แรกที่ผมได้กล่าวไป และ คนที่ไม่มีประสบการณ์ในการจัดการ task อย่างเป็นระบบ จะรู้สึกได้เหมือนกับว่า นี่เป็นโลกใหม่สำหรับตัวเค้าเลยก็ว่าได้ (ฟังดูเหมือนเวอร์แต่ว่ามันจริงสำหรับคนรอบตัวผมครับ)

ดูว่าแต่ละประเด็นอะไรคือ action ถัดไป

ลองกลับไปอ่านรายการใน list เหล่านั้นคือ แล้วทีนี้ให้แปลงประเด็นเหล่านั้นเป็น action หรือ ผมจะเรียกว่า  .. อืมผมก็เรียก action นั่นน่ะหละ เพราะจริงๆแล้วมันเหมือนกับที่กองถ่ายเค้าถ่ายหนังน่ะครับ คือ เมื่อจะเริ่มแสดงแล้ว ผู้กำกับก็จะร้องว่า แอ๊คชั่น เพื่อให้ตัวละครทั้งหมดในฉาก และ คนที่อยู่เบื้องหลังเริ่มงานของตนเองครับ แต่ action ที่ผมจะให้คิดต่อเมื่อคุณอ่าน todolist ของคุณอีกครั้งก็คือ ให้แปลงเรื่องราวแต่ละบรรทัด หรือ แต่ละเรืองของคุณเป็น สิ่งที่กระทำได้ แล้วเขียนมันแทนที่เรืองราวหรือประเด็นนั้นๆครับ ผมยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ถ้าหากว่าคุณคิดและเขียนออกมาว่า "ทำให้ลูกหายป่วย" ต้องแปลงเรื่องนี้ให้เป็น สิ่งที่กระทำได้ (action) โดยให้คุณคิดออกมาว่า action นั้นจะเป็น action ที่คุณจะทำได้โดยไม่มีแรงต้านใดๆเกิดขึ้นกับความรู้สึกของคุณ สำหรับ case นี้คือ ถ้าหาก่วาคุณอยากให้ลูกหายป่วย action ที่คุณกำหนดให้ตัวเองทำได้ทันที คือ พาลูกไปหาหมอที่ รพ.พระรามเก้า เป็นต้น สังเกตได้ว่าเป็น การพาลูกไป รพ. นั้นเป็น กิริยา ที่คุณทำได้ทันที โดยไม่ต้องเดือดร้อนคนอื่นหรือมีแรงต้านระหว่างทางครับ

อธิบาย Next Action พร้อมตัวอย่างกันอีกนิสนึง..

ผมขอยกตัวอย่างการคิด action ที่มันไม่ใช่ "action ถัดไป" จริงๆครับเพื่อที่จะได้เข้าใจได้ตรงกัน เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องล้างรถเพราะว่ารถคุณะเยอะมากแล้ว สิ่งที่คุณคิดในหัวคือ "รถมันเลอะเทอะน่ารำคาญมากอยากจะทำให้รถสะอาด" คุณก็แปลงความคิดนี้เป็น action แต่ถ้าหากว่าคุณจจะล้างเองแล้ว น้ำยาล้างรถหมด next action หรือ action ถัดไป ที่คุณทำได้ไม่เป็นเป็น "การล้างรถ" แต่อย่างใด แต่กลับเป็น "การไปซื้อน้ำยาล้างรถ" แทนครับ เพราะฉะนั้นสรุปแล้ว ถ้าหาก่วาคุณอยากทำให้รถสะอาด next action ที่คุณจะต้องกำหนดใน todolist หรือ tasklist ก็คือ "ออกไปซื้อน้ำยาล้างรถจาก Big C"

เรื่องรกสมองแบบที่ต้องจัดการด้วยปฏิทิน

นอกจากนี้ยังจะมีงานอีกประเภทคืองานที่มีการกำหนด Duedate หรือเส้นตายอย่างแน่นอน งานเหล่านี้ให้จดบันทึกไว้ในปฏิทินส่วนตัวในมือถือของคุณแทนครับ แล้วให้ alert ตามเวลาที่กำหนด เช่น ให้เตือนก่อนหน้า 1 วันเป็นต้น งานประเภทนี้ต้องมีวิธีการจัดการเป็นพิเศษ ครับ และเหตุผล หลักๆ ในการคิดว่างานนี้เป็นงานที่ต้องจัดการบนปฏิทินก็คือ

- คุณยังไม่สามารถทำอะไรได้หากว่าเวลานั้นยังไม่มาถึง
- คุณทำอะไรตอนนี้ล่วงหน้าไม่ได้เลย และไม่มี action ใดๆที่กระทำได้ตอนนี้ (แต่ถ้าหากว่ามีก็ใส่ใน todolist เขียนเป็น action เอาไว้ได้ทันที)
- มันเป็นแค่การนัดหมายเท่านั้น ไม่ต้องมี action ใดๆ

สำหรับการนัดหมายนั้นคุณก็ต้องพิมพ์หรือ note เอาไว้ในปฏิทินครับ เพราะ มันเป็นอีกอย่างหนึ่งที่คุณจะต้อง refresh ในหัวคุณตลอดเวลาถ้าหากคุณไม่ได้ list หรือ note เอาออกจากหัวคุณครับ (เปลือง RAM สมองสุดๆ) เพราะฉะนั้นแล้ว เพื่อความโปร่งใสของสมองของคุณ เพื่อที่คุณจะได้เอาหัวดีๆของคุณไปคิดเรื่องอย่างอื่น ก็ต้อง clear การนัดหมายบันทึกออกไปยังปฏิทินแทนครับไม่ใช่ note เอาไว้ในหัวคุณเองครับ

มาถึงตอนนี้ คุณได้เรียนรู้แนวทางในการจัดการเรื่องราวในชีวิตคุณอยู่ สองสามประเด็นข้างต้นนี้ก็คือ core หรือแก่นสำคัญ สำหรับการจัดการเรื่องใดๆให้เป็นระบบ และไม่รกสมองครับ ทั้งนี้การถ่ายเรื่องราวทุกอย่างออกจาหัวของคุณ ไม่ว่าจะเป็น task ที่กระทำได้ หรือ เรื่องราวการนัดหมายใดๆก็ให้ Transfer note นัดหมายเหล่านั้นไปยัง calendar ของคุณครับ (ของผมใช้ Google calendar)

ยังเหลืออีกเรื่องก็คือ ข้อมูลใดๆ ที่คุณจะต้องจด เพื่อเป็นการบันทึกไว้ เมื่อมีการอ้างอิงถึงเรื่องนั้นๆ ซึ่งเรื่องพวกนี้ คุณอยากที่จะจำมันครับ แต่เชื่อสิครับว่า สุดท้ายคุณก็จำไม่ได้หรอก เรื่องพวกนี้ผมจะ "จด" แทนการจำทั้งหมดครับ การจดผมจดด้วย note ใน evernote ครับ หรือไม่ถ้าหากว่าจะทำเป็นเอกสารที่ดูดีหน่อยผมจะเปิดเอกสารใน Google Docs เพื่อให้คนอื่นเข้าไปดูได้ด้วยเช่นเดียวกัน ตัวอย่าง เรื่องที่อยากจะจำได้แต่ แนะนำว่าไม่ต้องจำเพราะว่าเปลืองสมอง ก็เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ซื้อมาวันไหนจากร้านไหน (ที่อยากจะจำได้เพราะ เมื่อมีปัญหาจะได้พามันไปซ่อมได้ถูก) , เพลงที่คุณอยากจะร้องตอนที่อยู่ห้องคาราโอเกะกับเพื่อนๆ (เพราะการนึกเพลงหรือชื่อเพลงเป็นเรื่องที่ยากมากสำหรับผม) , ขั้นตอนในการเปลี่ยนหัวหมึก printer ink tank ที่ผมไปติดมา (เล่นบอกมาซะยาวจำไม่ได้จดแทน และมันจะถูกเรียกข้อมูลมาอีกครั้งเมื่อผมหมึกหมดเท่านั้น เพราะงั้นแล้ว ผมก็อยากจะจำมันได้หรอกครับ แต่ไม่เอาดีกว่าจดมันดีกว่าเพื่อความ sure)

คุณต้องมีความคิดฝังอยู่ในจิตใต้สำนึกว่า อยากกำจัด Task เหล่านั้นออกไปให้หมด

นี่เป็นอีกแนวคิดหนึ่งที่จำเป็นต้องคิดเอาไว้ในใจควบคุมกับระบบ todolist นั้นก็คือ การที่คุณจะต้องมีความทะเยอทะยานที่จะ clear list ใน todolist ออกไปให้หมด ! หากว่าคุณทำ list ของ action ที่ทำได้ออกมาแล้วแต่คุณไม่ทำ อยู่ดี เพราะคุณไม่มีใจที่อยากจะทำมัน หรือไม่อยากจะล้าง list ออกไปแล้วล่ะก็ “ระบบจะล่ม!” ไม่เป็นท่าทันที เพราะถ้าหากว่าคุณรู้ตัวเองว่าคุณเป็นคนแบบนี้อยู่แล้ว คุณไม่ต้องเสียเวลามาจัดการแล้ว ก็ไม่ต้องคิดซะว่าคุณงานเยอะยุ่ง เครียด ไม่รู้จะทำอะไรก่อนดีอยู่ดีครับ เพราะ ยังไงซะคุณก็ไม่ทำมัน แล้วก็ไม่อยากจะทำมันมาตั้งแต่แรกอยู่แล้วไม่ใช่หรือไม่ !? เพราะงั้นแล้วไม่มีเหตุผลอะไรที่จะต้องมาทำให้มันเป็นระบบมากขึ้น และ ก็จมปรักกับกอง task นั้นๆต่อไปและเสีย RAM สมอง เพื่อ refresh ข้อมูลเหล่านั้นในหัวคุณเองต่อไปน่ะครับ จำเอาไว้ให้จงดีครับว่า “คุณต้องอยากจะ clear list ถ้าหากว่าคุณเห็น list แบบเยอะ ยิ่งต้องรีบจัดการมันใหม่หมดก่อนที่ task ใหม่จะเพิ่มเข้ามาครับ” หรือไม่อีกทางก็หนีไปจากเรื่องพวกนี้ครับ ถ้าหากว่าคุณทำได้ เช่น เข้าวัดลาสิกขาบทตลอดชีวิต หรือปลงตกกับเรื่องพวกนี้ครับ ซึ่งผมว่ามันก็ไมใช่ทางเลือกอยู่ดีว่ามั้ยล่ะครับ

ทำอย่างไรเมื่อ Task เริ่มเยอะ และ รู้สึกว่าเยอะเกินไปแล้ว !?

ผมพิมพ์เนื้อความนี้ดักเอาไว้หน่อยสำหรับคนที่ใช้งาน todolist ได้อย่างเป็นระบบแล้ว สิ่งที่คุณจะได้ประสบพบเจออย่างแน่นอนก็คือ “task ของคุณใน todolist มันจะขึ้นเรื่อยๆ เรื่อยๆ  .. ราวกับว่ามันไม่มีที่สิ้นสุด และอัตราการลบ task ทิ้งนั้นต่ำกว่า อัตราการสร้าง task ใหม่” เมื่อเหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นแสดงว่าคุณมีปัญหาแล้วล่ะครับต้องจัดการมันต่อ โดยสรุปคือ ไม่สร้าง task ใหม่ , clear task เก่า, ปิด task โดยไม่ทำอะไรไปเลย ลืมมันไปซะ !ซึ่งผมอธิบายเพิ่มเติมต่อไปนี้ย่อหน้าล่างนี้ครับ

แต่ก่อนอื่น .. ยังไงถึงจะเรียกว่าเยอะเกินไปแล้วล่ะ ? สำหรับผมแล้วผมมองว่า ถ้าหากว่าคุณมี actionable task หรือ next action ที่มากกว่า 10 รายการนั่นถือได้ว่าเริ่มเยอะแล้ว และ เป็นหน้าที่คุณที่จะต้อง clear มันครับ ผมว่าคนเราไม่น่าจะมีเรื่องอะไรให้ทำมากมาย ณ ห้วงเวลาหนึ่งๆ เพราะยังไงซะคนเราก็ทำอะไรได้แค่ครั้งละ 1 อย่างอยู่ดีในเวลาหนึ่งๆครับ อีกอย่าง ถ้าหากว่าเกินสิบรายการแล้ว ขอให้คุณ alert ว่าต้องเร่งทำ action เก่าให้ออก หรือไม่ก็ clear มันแบบลบไปเลย แล้วก็ไปดักเอาที่ต้นทาง โดยการปฏิเสธ task ใหม่ๆครับ

ปฏิเสธ task ใหม่/ลดการสร้าง task ใหม่ เมื่อคุณเห็นว่ามันเยอะเกินไปแล้ว

หากาว่า Task คุณเริ่มเยอะ คุณมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธ task ใหม่ได้ด้วยเหมือนกันครับ ในทุกๆเรื่องไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงานโดยส่วนรวม สำหรับเรื่องส่วนตัว การปฏิเสธการเปิด task ใหม่ทำได้โดยการไม่สนใจที่จะสร้างเรื่องราวใหม่ๆนั่นเอง เช่น การลดวัตถุให้น้อยลง การทำกิจกรรมให้น้อยลง การอยู่นิ่งๆเสียบ้าง ไม่สุงสิงกับเพื่อนฝูง (หรือสุงสิงให้น้อยลง) เมื่อไม่มีเรื่องใหม่เข้ามา คุณก็ไม่ต้องไปทำอะไรกับเรื่องเหล่านั้นคือ ไม่คิดจะไปเที่ยวต่างจังหวัด ก็ไม่ต้องมานั่งหาว่าจะเที่ยวที่ไหน ก็ไม่ต้องมานั่งถามนัดเพื่อนว่าจะไปด้วยมั้ย ไม่ต้องมานั่งหาว่าจะต้องไปกินที่ไหน เป็นต้น Task เยอะแยะที่คุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่เข้ามาก็ได้ แต่อย่างว่าล่ะครับ มันอาจจะไม่สะใจคุณถ้าหากว่าคุณเป็นคน active สุดๆที่อยากจะต้องทำอะไรตลอดเวลาหรือว่าอยากวิ่งวุ่นเหมือนว่าเป็นคนที่มีอะไรทำอยู่ตลอดเวลา แต่แน่ใจแล้วหรือว่า คุณชอบที่จะวิ่งวุ่นอยู่อย่างงั้น ?

การปฏิเสธ Task ที่เป็นงานจากคนภายนอกก็เป็นเรื่องที่พึงกระทำได้ เช่น ถ้าหากว่าเป็นงานที่ office คุณอาจจะเอา task list แสดงให้ดูเพื่อความเห็นใจ หรือบอกคนที่จะจ่ายงานให้คุณ เพราะ ยังไงซะคนที่จะจ่ายงานให้คุณถ้าหาว่าเค้าเห็นว่าคุณไม่มี potential ที่จะทำได้ตอนนั้น เค้าก็ไม่อยากจะจ่ายงานมาให้สักเท่าไหร่ เพราะ กลัวว่างานจะไม่ออกหรืองานไม่เดินอยู่ดีครับ (แค่เสียโอกาสในการทำผลงานเท่านั้นเอง ก็แลกกันน่ะครับ)

นอกจากนี้ ให้พิจารณาปิด task หรือจบแบบ โดยที่คุณไม่ทำอะไรมันแล้ว

คุณอาจจะเลือกปิด task โดยคิดว่า task ไหนมันนานมากเกินไปแล้ว และตอนนี้มันก็ไม่ได้สำคัญเหมือนตอนที่ตอนที่เราเพิ่งใส่ task เข้าไปใหม่แล้วล่ะก็ ปิดมันไปเลยก็ได้ครับ แต่ต้องแน่ใจซะก่อนว่า ถ้าหากว่า task นั้นเป็น task ที่ได้รับการจ่ายงานมาจากคนอื่น ต้องบอกเค้าด้วยว่าเราจะไม่ทำแล้ว หรือ มันยังจะต้องทำอีกหรือไม่ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า จะไม่ได้โดนเล่นงานหรือตามเรื่องในภายหลัง เพราะ การปิด task แบบนี้เราก็เหมือนกับเป็นการเอางานออกไป ไม่ทำแบบดื้อๆน่ะครับ

สรุปประเด็นสำหรับบทความนี้กันเสียหน่อย

สังเกตได้ว่า เรื่องราวที่คุณอยากจะจำนั้น เหตุผลส่วนมาก็เพื่อที่จะ retreive ข้อมูลออกมาได้เมื่อจำเป็นต้องใช้มัน (just in case) แต่ก็ยังมีเรื่องราวอีกประเภทที่ผมแนะนำให้จดก็คือ เรื่องราวใดๆที่คุณคิดว่า คุณจะต้องออกแรงเพื่อหาข้อมูลนั้นซ้ำอีกครั้ง และ การได้มาซึ่งข้อมูลนั้นกินเวลายากเย็นเหลือเกินครับ เช่น ผมเคยหาว่าจะทำอย่างไรเพื่อที่จะทำให้ msn icon ใน Windows 7 ไม่แสดงบน taskbar  สิ่งที่เราต้องทำก็คือ Google หาวิธีการ และ ถ้าหากว่าคุณหาแล้ว เหมือนวาจะกินเวลา และเมื่อคุณได้วิธีการมาแล้ว แนะนำว่าให้จดเอาไว้แทนครับ โดยผมจะจดใส่ blog (เหมือนกับ website แห่งนี้ก็เป็นที่ฝาก memory ของผมอย่างหนึ่งเหมือนกัน) หรือว่าก็ไปจดเรื่องราวส่วนตัวใหม่อีกสักรอบใน Evernote คุณเองก็ได้ครับ ที่ผมเลือกจดเรื่องราวประมาณนี้ด้วยก็เพราะว่า ผมคิดแค่ว่าเมื่อคุณต้องทำอะไรใหม่ หรือทำงานนั้นซ้ำ แล้วถ้าหากว่าคุณจดแล้ว ทำให้คุณไม่ต้องมานั่งหาข้อมูลซ้ำว่าทำอะไรอย่างไร เรียกว่าการจดนั้นคุ้มค่าเวลากว่าเป็นไหนๆครับ

สรุปอุปกรณ์ที่ผมอ้างอิงในการจัดการ task มีดังต่อไปนี้ครับ

- กระดาษ ปากกา
- Toodledo
- ClockingIT
- Evernote
- Google Calendar
- Google Docs

ลองดูแล้วกันนะครับ ผมอยากจะเปิดเป็น course ฉาย powerpoint ซะจริงๆเลยครับเพราะว่ามันมีประเด็นลึกๆอีกมากมายครับ ยังไงถ้าหากว่าคุณคิดว่าน่าสนใจยังไงก็ comment ทิ้งเอาไว้น่ะครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• วิธีจัดการ งานเยอะ
• การเรียงขนม packaging
• clockingit
• Hide conversation skype เป็นยังไง
• วิธีใช้ toodledo

Get things done : แนวคิดกับการประยุกต์ใช้งานจริง

Get Things done (โดย David Allen) เป็น concept เพื่อการบริหารงาน (task) เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาเป็น project จนสำเร็จได้อย่างเป็นระบบ (systematic approach) ผมเคยอ่านหนังสือเล่มนี่เอาไว้นานแล้วเมื่อปีกลาย (แปลว่าปีที่แล้วน่ะครับสำหรับคนที่ไม่รู้ศัพท์โบราณหน่อย) โดยหนังสือที่ว่านี่ผมได้สั่งซื้อมาจาก amazon.com แล้วก็ ณ เวลานี้ก็ไม่มีคนแปลมันอยู่ดี (หรือว่ามีแล้วไม่รู้ แอ้ะชักไม่แน่ใจแต่ว่าผมก็เดินตามแผงหนังสือออกจากบ่อยอยู่เหมือนกันน่ะครับ ก็ไม่เห็นนะ) วิธีการเพื่อการเอามาประยุกต์ใช้ก็ไม่ยากอะไรแต่ที่พิมพ์ออกมาได้เป็นเล่มเลยก็เพราะว่าเค้าอธิบายให้ละเอียด แล้วก็ประยุกค์ใช้ในระดับ "การดำรงชีวิตอย่างมีเป้าหมาย" กันเลยก็ว่าได้ แต่ผมจะไม่พูดอะไรถึงตรงนั้นน่ะครับ เพราะว่า น้อยคนนักที่จะดำรงชีวิตอย่างมีเป้าหมาย หรือ แค่ออกตัวก็ไม่คิดกันแล้วเพราะซะนั้นพิมพ์ไปก็ได้แค่อ่านเท่านั้นครับ (ฟังดูน่าเศร้าเนาะ แต่ว่าไม่อยากจะโม้เยอะเก็บเอาไว้โม้วันหลังจะดีกว่าน่ะครับ)

ผมคงเล่าให้ฟังประมาณนี้ก่อนดีกว่าว่า แนวคิดนั้นเริ่มต้นด้วยการที่ คนอยากทำงานหรือเดินเรื่องได้อย่างมีประสิทธิภาพ (produtivity สูงกว่าคนปกติ หรือ ตัวเองที่ไม่ได้จัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้) แน่นอนว่าเราต้องรู้ตัวซะก่อนว่าเราจะทำอะไรแล้วอยากทำอะไรหรือว่าเรากำลังทำอะไรอยู่ แล้วกลั่นออกมาทั้งหมด จากหัว มาเป็น text หรือข้อความพิมพ์เก็บเอาไว้ครับ เพื่ออะไรเพื่อที่จะไม่ทำให้หัวเรา "รก" คนที่คิดว่าเรางานเยอะทำอะไรก็ดูเหมือนกะเหนื่อยหน่ายทำแล้วไม่มีที่สิ้นสุดหรือว่าทำอะไรไม่จบสักที ไม่ done สักทีแล้วรู้สึกว่า "มันเยอะ!" ก็เพราะว่าไม่มีอออกมาจากหัวเราไงล่ะครับ หัวเราก็เหมือนกะคอมพิวเตอร์น่ะหละ ถ้าหากว่าจำไว้ชั่วคราวแบบนี้มันกิน ram ครับเพราะเรื่องพวกนี้เราอยากจะจำได้นึกได้เมื่อถึงเวลาและมันก็สำคัญซะด้วยทำให้เราจำเป็นต้องจำให้ได้ นึกให้ออกแต่กลับไม่จดออกมา ผมคิดไม่ออกจริงๆถ้าหากว่าผมไม่จดออกมาผมคงหัวโตไปแล้วน่ะครับ เพราะมีช่วงหนึ่งที่ผมรู้สึกหนักหัวเพราะมันต้องประมวล ram เก็บเรื่องเอาไว้ แต่ผมผ่านเรื่องแบบนั้นมาแล้ว และตอนนี้ก็มีแนวคิดในการจัดการกับ task และ project และ note ได้อย่างเป็นระบบจนทำให้เหมือนกะว่าไม่ต้องทำอะไรเลยวันๆ เบาๆ ไม่หนักหัว เอาหัวไปคิดเรื่องที่มันมีประโยชน์กะตัวเองและคนอื่นๆทั้งโลกจะดีกว่าครับ ไม่ต้องเอาคลุกกะเรื่องเล็กๆแต่เยอะๆเหมือนที่เคยเป็นมา

รวมๆแล้วเรื่องที่เราอยากจะทำหรืออยากจะจำมันมีอยู่ สอง แบบคือ เรื่องที่เป็น project และเรื่องที่เตือนเมื่อถึงเวลา (แต่จริงๆแล้วยังมีอีกแบบก็คือ เรื่องที่อยากจะโดนเตือนเมื่อถึงตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งหรือสถานที่ใดสถานที่หนึ่งบนโลก)

ผมขอพูดเรื่องที่สองก่อนแล้วกันนะครับคือเรื่องงานเมื่อถึงเวลา เพราะว่ามันอธิบายได้ง่ายและจัดการมันได้ง่ายๆด้วยครับ งานหรือสิ่งที่ต้องจำแบบนี้ หรือเป็นพวกนัดหมาย tools หลักเพื่อการจดบันทึกเรื่องนี้ก็คือ calendar หรือ ปฏิทินธรรมดานี่เองครับ (หรือถ้าหากว่าคุณเป็นคนใช้ชีวิต online หรือเปิดคอมมากกว่า 80% ของเวลาที่คุณลืมตาตื่นแล้วล่ะก็ .. Google Calendar น่าจะเหมาะกว่าน่ะครับ)  วิธีการก็คือ ให้เราจดเนื้อความว่าจะทำอะไรไว้ที่ปฏิทินก็เท่านั้นเอง เมื่อถึงเวลาใดเวลาหนึ่งเราก็ดูเนื้อความนัน้เพื่อเตือนความจำว่า นี่หละคือ action ที่เราจะกระทำหรือกำลังจะต้องทำ ณ เวลานั้นๆครับ ผ]]
>

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• get it done แปลว่า
• get done แปลว่า
• getting thing done คือ
• getting done แปลว่า
• gtd (get things done) concept
• getting things done แปลไทย
• getting things done ไทยGetting Things Done (GTD) by David Allen
• have something past participleหมายถึง
• it get shit done แปลวา
• the things that get rewarded get done หมายถึง