การจัดการ task และ project สำหรับหัวหน้างาน หรือ คนทั่วไป เป็นเรื่องที่จำเป็นต้องเรียนรู้และ มีความสามารถในการจัดการครับ โดยเฉพาะถ้าหากว่าคุณอยากจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ ว่าคุณอยากจะให้ลูกน้องของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบจัดการงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องใช้กันเลยก็ว่าได้ครับ วันนี้ผมก็จะเล่าเรื่องเกี่ยวกับ concept ในการจัดการ task และกำหนดงานเพื่อติดตามงานแบบสังเขปให้ฟังกันสั้นๆแต่ได้ใจความกันก็แล้วกันนะครับ

คนที่รู้สึกเครียดและรู้สึกว่างานชั้นมันเยอะเหลือเกินแล้ว เหตุผลส่วนหนึ่งที่ทำให้เค้าเหล่านั้นรู้สึกตึงๆ และรู้สึกว่างานเยอะอย่างงั้น ก็เพราะ ไม่ได้มีระบบในการจัดการงานของตัวเค้าเองเลย หรือ แม้กระทั่งตัวคุณถ้าหากว่าคุณยังคงงงๆ และ รู้สึกว่า ทำไมชั้นงานเยอะแยะเต็มไปหมด (แล้วก็พาลทำให้คุณเครียดอีกต่างหาก) แบบนี้แล้วล่ะก็ ผมยินดีด้วยน่ะครับว่า คุณก็เป็นคนส่วนใหญ่ที่ไม่ได้มีการจัดการเรื่อง task management ครับ หรือมีแต่ก็ดีไม่พอครับ หรือไม่เข้าใจ concept ว่าจริงๆแล้ว คุณต้องทำอย่างไรหรือจัดการกับมันอย่างไร

เอางานทั้งหมดออกจากหัวคุณให้หมดเกลี้ยง !

คุณหนักหัวรู้สึกว่างานเยอะนั้น จริงๆแล้วสามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุด ได้โดยการเอามันออกจากหัวคุณทั้งหมดได้ทันทีครับ โดยการเอา todolist ใดๆมาใช้งานครับ เช่น ผมแนะนำ Toodledo สำหรับคนที่จะจัดการเฉพาะงานของตัวเอง หรือ ClockingIT ถ้าหากว่าคุณจะจัด task ของตัวเองแล้วก็จะมีการ track task ของลูกค้าหรือคนอื่นๆที่อยู่ในทีมอย่างเป็นระบบครับ (รายละเอียดการใช้งานตอนนี้ผมยังไม่ขออธิบาย ก็เข้าไปใช้ๆงานกันก็คิดว่าไม่น่าจะยากอะไรหากว่าเข้าใจ concept ในบทความนี้ทั้งหมดแล้วน่ะครับ) หรือว่าจะธรรมดากว่านี้ก็คือ เอาปากกาแล้วก็กระดาษเปล่าออกมาครับ

แล้วสิ่งที่คุณต้องทำต่อไปก็คือ "จดประเด็นหรือหัวเรื่องงานของคุณออกมาจากหัวคุณทั้งหมด แล้วเลิกที่จะจำมันครับ" ความเครียดและ ความรู้สึกว่างานเยอะนั้น มันเกิดมาจากที่ว่า "สมองคุณเกิดการ refresh งานเหล่านั้นในสมอง เพื่อที่ตัวคุณเองเตือนตัวเองว่า จะไม่ลืมทำมัน"

แต่การที่ไม่ได้จดอะไรไว้เลยนั้น คุณก็จะต้องพะวงกับเรื่องเหล่านั้นเสมอ คิดเรื่องนั้น ซ้ำแล้วซ้ำอีก อย่างไม่ได้ประโยชน์อะไรขึ้นมา (ยกเว้นว่างานนั้นต้องการความคิดสร้างสรรค์ การคิดซ้ำไปซ้ำมานั้นจะเป็นวิธีการหนึ่ง ที่จะทำให้เกิดแนวทางใหม่ๆ ซึ่งผมก็อยากจะเล่าเป็น content เฉพาะไปเลยก็ได้น่ะครับถ้าหากว่าผมพิมพ์อัดเข้ามาในนี้มันก็จะแตกประเด็นไปอีก) เพราะงั้นแล้ว การที่คุณคิดวนไปวนมา ทำให้กิน RAM สมองของคุณ และ การคิดมันก็กินพลังงานอีกต่างหาก (ทำให้คุณหิวเร็ว อันนี้ผมเป็นน่ะครับ ถ้าหากว่าผมคิดอะไรเยอะๆจะหิวเร็วมาก 5 โมงเย็นต้องหาอะไรกินแล้วเพราะว่าหิวเหลือเกินจะทนไหวครับ)

เมื่อคุณเอาประเด็นต่างๆจดออกมาแล้ว ให้คุณอ่านอีกสักรอบแล้ว นึกว่าคุณคิดเรื่องเหล่านั้นครบแล้วหรือไม่ และถ้าหากว่าคุณตัดสินใจแล้วว่า มันครบแล้ว ! ให้คุณลืมเรื่องเหล่านั้นออกจากหัวไปเลย (เหมือนกับกด Delete ไปเลยครับ) เพราะ สิ่งที่คุณจะทำก็คือ คุณต้องมั่นใจในระบบแทนการจดจำในหัวแล้วคิดซ้ำไปซ้ำมาครับ มาถึงจุดนี้ เมื่อคุณมั่นใจว่าเรื่องราวทั้งหมดได้ list ออกมาเป็นข้อๆใส่ระบบ todolist หรือ กระดาษทั้งหมดแล้ว และ คุณไม่คิดเรื่องราวเหล่านั้นในหัวแล้ว มันจะทำให้คุณรู้สึกว่าเป็นการยก load ออกจากตัวเองไปอย่างไม่น่าเชื่อครับ! ความรู้สึกนี้จะเป็นกันทุกคนครับที่เริ่มทำ step แรกที่ผมได้กล่าวไป และ คนที่ไม่มีประสบการณ์ในการจัดการ task อย่างเป็นระบบ จะรู้สึกได้เหมือนกับว่า นี่เป็นโลกใหม่สำหรับตัวเค้าเลยก็ว่าได้ (ฟังดูเหมือนเวอร์แต่ว่ามันจริงสำหรับคนรอบตัวผมครับ)

ดูว่าแต่ละประเด็นอะไรคือ action ถัดไป

ลองกลับไปอ่านรายการใน list เหล่านั้นคือ แล้วทีนี้ให้แปลงประเด็นเหล่านั้นเป็น action หรือ ผมจะเรียกว่า  .. อืมผมก็เรียก action นั่นน่ะหละ เพราะจริงๆแล้วมันเหมือนกับที่กองถ่ายเค้าถ่ายหนังน่ะครับ คือ เมื่อจะเริ่มแสดงแล้ว ผู้กำกับก็จะร้องว่า แอ๊คชั่น เพื่อให้ตัวละครทั้งหมดในฉาก และ คนที่อยู่เบื้องหลังเริ่มงานของตนเองครับ แต่ action ที่ผมจะให้คิดต่อเมื่อคุณอ่าน todolist ของคุณอีกครั้งก็คือ ให้แปลงเรื่องราวแต่ละบรรทัด หรือ แต่ละเรืองของคุณเป็น สิ่งที่กระทำได้ แล้วเขียนมันแทนที่เรืองราวหรือประเด็นนั้นๆครับ ผมยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ถ้าหากว่าคุณคิดและเขียนออกมาว่า "ทำให้ลูกหายป่วย" ต้องแปลงเรื่องนี้ให้เป็น สิ่งที่กระทำได้ (action) โดยให้คุณคิดออกมาว่า action นั้นจะเป็น action ที่คุณจะทำได้โดยไม่มีแรงต้านใดๆเกิดขึ้นกับความรู้สึกของคุณ สำหรับ case นี้คือ ถ้าหาก่วาคุณอยากให้ลูกหายป่วย action ที่คุณกำหนดให้ตัวเองทำได้ทันที คือ พาลูกไปหาหมอที่ รพ.พระรามเก้า เป็นต้น สังเกตได้ว่าเป็น การพาลูกไป รพ. นั้นเป็น กิริยา ที่คุณทำได้ทันที โดยไม่ต้องเดือดร้อนคนอื่นหรือมีแรงต้านระหว่างทางครับ

อธิบาย Next Action พร้อมตัวอย่างกันอีกนิสนึง..

ผมขอยกตัวอย่างการคิด action ที่มันไม่ใช่ "action ถัดไป" จริงๆครับเพื่อที่จะได้เข้าใจได้ตรงกัน เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องล้างรถเพราะว่ารถคุณะเยอะมากแล้ว สิ่งที่คุณคิดในหัวคือ "รถมันเลอะเทอะน่ารำคาญมากอยากจะทำให้รถสะอาด" คุณก็แปลงความคิดนี้เป็น action แต่ถ้าหากว่าคุณจจะล้างเองแล้ว น้ำยาล้างรถหมด next action หรือ action ถัดไป ที่คุณทำได้ไม่เป็นเป็น "การล้างรถ" แต่อย่างใด แต่กลับเป็น "การไปซื้อน้ำยาล้างรถ" แทนครับ เพราะฉะนั้นสรุปแล้ว ถ้าหาก่วาคุณอยากทำให้รถสะอาด next action ที่คุณจะต้องกำหนดใน todolist หรือ tasklist ก็คือ "ออกไปซื้อน้ำยาล้างรถจาก Big C"

เรื่องรกสมองแบบที่ต้องจัดการด้วยปฏิทิน

นอกจากนี้ยังจะมีงานอีกประเภทคืองานที่มีการกำหนด Duedate หรือเส้นตายอย่างแน่นอน งานเหล่านี้ให้จดบันทึกไว้ในปฏิทินส่วนตัวในมือถือของคุณแทนครับ แล้วให้ alert ตามเวลาที่กำหนด เช่น ให้เตือนก่อนหน้า 1 วันเป็นต้น งานประเภทนี้ต้องมีวิธีการจัดการเป็นพิเศษ ครับ และเหตุผล หลักๆ ในการคิดว่างานนี้เป็นงานที่ต้องจัดการบนปฏิทินก็คือ

- คุณยังไม่สามารถทำอะไรได้หากว่าเวลานั้นยังไม่มาถึง
- คุณทำอะไรตอนนี้ล่วงหน้าไม่ได้เลย และไม่มี action ใดๆที่กระทำได้ตอนนี้ (แต่ถ้าหากว่ามีก็ใส่ใน todolist เขียนเป็น action เอาไว้ได้ทันที)
- มันเป็นแค่การนัดหมายเท่านั้น ไม่ต้องมี action ใดๆ

สำหรับการนัดหมายนั้นคุณก็ต้องพิมพ์หรือ note เอาไว้ในปฏิทินครับ เพราะ มันเป็นอีกอย่างหนึ่งที่คุณจะต้อง refresh ในหัวคุณตลอดเวลาถ้าหากคุณไม่ได้ list หรือ note เอาออกจากหัวคุณครับ (เปลือง RAM สมองสุดๆ) เพราะฉะนั้นแล้ว เพื่อความโปร่งใสของสมองของคุณ เพื่อที่คุณจะได้เอาหัวดีๆของคุณไปคิดเรื่องอย่างอื่น ก็ต้อง clear การนัดหมายบันทึกออกไปยังปฏิทินแทนครับไม่ใช่ note เอาไว้ในหัวคุณเองครับ

มาถึงตอนนี้ คุณได้เรียนรู้แนวทางในการจัดการเรื่องราวในชีวิตคุณอยู่ สองสามประเด็นข้างต้นนี้ก็คือ core หรือแก่นสำคัญ สำหรับการจัดการเรื่องใดๆให้เป็นระบบ และไม่รกสมองครับ ทั้งนี้การถ่ายเรื่องราวทุกอย่างออกจาหัวของคุณ ไม่ว่าจะเป็น task ที่กระทำได้ หรือ เรื่องราวการนัดหมายใดๆก็ให้ Transfer note นัดหมายเหล่านั้นไปยัง calendar ของคุณครับ (ของผมใช้ Google calendar)

ยังเหลืออีกเรื่องก็คือ ข้อมูลใดๆ ที่คุณจะต้องจด เพื่อเป็นการบันทึกไว้ เมื่อมีการอ้างอิงถึงเรื่องนั้นๆ ซึ่งเรื่องพวกนี้ คุณอยากที่จะจำมันครับ แต่เชื่อสิครับว่า สุดท้ายคุณก็จำไม่ได้หรอก เรื่องพวกนี้ผมจะ "จด" แทนการจำทั้งหมดครับ การจดผมจดด้วย note ใน evernote ครับ หรือไม่ถ้าหากว่าจะทำเป็นเอกสารที่ดูดีหน่อยผมจะเปิดเอกสารใน Google Docs เพื่อให้คนอื่นเข้าไปดูได้ด้วยเช่นเดียวกัน ตัวอย่าง เรื่องที่อยากจะจำได้แต่ แนะนำว่าไม่ต้องจำเพราะว่าเปลืองสมอง ก็เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ซื้อมาวันไหนจากร้านไหน (ที่อยากจะจำได้เพราะ เมื่อมีปัญหาจะได้พามันไปซ่อมได้ถูก) , เพลงที่คุณอยากจะร้องตอนที่อยู่ห้องคาราโอเกะกับเพื่อนๆ (เพราะการนึกเพลงหรือชื่อเพลงเป็นเรื่องที่ยากมากสำหรับผม) , ขั้นตอนในการเปลี่ยนหัวหมึก printer ink tank ที่ผมไปติดมา (เล่นบอกมาซะยาวจำไม่ได้จดแทน และมันจะถูกเรียกข้อมูลมาอีกครั้งเมื่อผมหมึกหมดเท่านั้น เพราะงั้นแล้ว ผมก็อยากจะจำมันได้หรอกครับ แต่ไม่เอาดีกว่าจดมันดีกว่าเพื่อความ sure)

คุณต้องมีความคิดฝังอยู่ในจิตใต้สำนึกว่า อยากกำจัด Task เหล่านั้นออกไปให้หมด

นี่เป็นอีกแนวคิดหนึ่งที่จำเป็นต้องคิดเอาไว้ในใจควบคุมกับระบบ todolist นั้นก็คือ การที่คุณจะต้องมีความทะเยอทะยานที่จะ clear list ใน todolist ออกไปให้หมด ! หากว่าคุณทำ list ของ action ที่ทำได้ออกมาแล้วแต่คุณไม่ทำ อยู่ดี เพราะคุณไม่มีใจที่อยากจะทำมัน หรือไม่อยากจะล้าง list ออกไปแล้วล่ะก็ “ระบบจะล่ม!” ไม่เป็นท่าทันที เพราะถ้าหากว่าคุณรู้ตัวเองว่าคุณเป็นคนแบบนี้อยู่แล้ว คุณไม่ต้องเสียเวลามาจัดการแล้ว ก็ไม่ต้องคิดซะว่าคุณงานเยอะยุ่ง เครียด ไม่รู้จะทำอะไรก่อนดีอยู่ดีครับ เพราะ ยังไงซะคุณก็ไม่ทำมัน แล้วก็ไม่อยากจะทำมันมาตั้งแต่แรกอยู่แล้วไม่ใช่หรือไม่ !? เพราะงั้นแล้วไม่มีเหตุผลอะไรที่จะต้องมาทำให้มันเป็นระบบมากขึ้น และ ก็จมปรักกับกอง task นั้นๆต่อไปและเสีย RAM สมอง เพื่อ refresh ข้อมูลเหล่านั้นในหัวคุณเองต่อไปน่ะครับ จำเอาไว้ให้จงดีครับว่า “คุณต้องอยากจะ clear list ถ้าหากว่าคุณเห็น list แบบเยอะ ยิ่งต้องรีบจัดการมันใหม่หมดก่อนที่ task ใหม่จะเพิ่มเข้ามาครับ” หรือไม่อีกทางก็หนีไปจากเรื่องพวกนี้ครับ ถ้าหากว่าคุณทำได้ เช่น เข้าวัดลาสิกขาบทตลอดชีวิต หรือปลงตกกับเรื่องพวกนี้ครับ ซึ่งผมว่ามันก็ไมใช่ทางเลือกอยู่ดีว่ามั้ยล่ะครับ

ทำอย่างไรเมื่อ Task เริ่มเยอะ และ รู้สึกว่าเยอะเกินไปแล้ว !?

ผมพิมพ์เนื้อความนี้ดักเอาไว้หน่อยสำหรับคนที่ใช้งาน todolist ได้อย่างเป็นระบบแล้ว สิ่งที่คุณจะได้ประสบพบเจออย่างแน่นอนก็คือ “task ของคุณใน todolist มันจะขึ้นเรื่อยๆ เรื่อยๆ  .. ราวกับว่ามันไม่มีที่สิ้นสุด และอัตราการลบ task ทิ้งนั้นต่ำกว่า อัตราการสร้าง task ใหม่” เมื่อเหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นแสดงว่าคุณมีปัญหาแล้วล่ะครับต้องจัดการมันต่อ โดยสรุปคือ ไม่สร้าง task ใหม่ , clear task เก่า, ปิด task โดยไม่ทำอะไรไปเลย ลืมมันไปซะ !ซึ่งผมอธิบายเพิ่มเติมต่อไปนี้ย่อหน้าล่างนี้ครับ

แต่ก่อนอื่น .. ยังไงถึงจะเรียกว่าเยอะเกินไปแล้วล่ะ ? สำหรับผมแล้วผมมองว่า ถ้าหากว่าคุณมี actionable task หรือ next action ที่มากกว่า 10 รายการนั่นถือได้ว่าเริ่มเยอะแล้ว และ เป็นหน้าที่คุณที่จะต้อง clear มันครับ ผมว่าคนเราไม่น่าจะมีเรื่องอะไรให้ทำมากมาย ณ ห้วงเวลาหนึ่งๆ เพราะยังไงซะคนเราก็ทำอะไรได้แค่ครั้งละ 1 อย่างอยู่ดีในเวลาหนึ่งๆครับ อีกอย่าง ถ้าหากว่าเกินสิบรายการแล้ว ขอให้คุณ alert ว่าต้องเร่งทำ action เก่าให้ออก หรือไม่ก็ clear มันแบบลบไปเลย แล้วก็ไปดักเอาที่ต้นทาง โดยการปฏิเสธ task ใหม่ๆครับ

ปฏิเสธ task ใหม่/ลดการสร้าง task ใหม่ เมื่อคุณเห็นว่ามันเยอะเกินไปแล้ว

หากาว่า Task คุณเริ่มเยอะ คุณมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธ task ใหม่ได้ด้วยเหมือนกันครับ ในทุกๆเรื่องไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงานโดยส่วนรวม สำหรับเรื่องส่วนตัว การปฏิเสธการเปิด task ใหม่ทำได้โดยการไม่สนใจที่จะสร้างเรื่องราวใหม่ๆนั่นเอง เช่น การลดวัตถุให้น้อยลง การทำกิจกรรมให้น้อยลง การอยู่นิ่งๆเสียบ้าง ไม่สุงสิงกับเพื่อนฝูง (หรือสุงสิงให้น้อยลง) เมื่อไม่มีเรื่องใหม่เข้ามา คุณก็ไม่ต้องไปทำอะไรกับเรื่องเหล่านั้นคือ ไม่คิดจะไปเที่ยวต่างจังหวัด ก็ไม่ต้องมานั่งหาว่าจะเที่ยวที่ไหน ก็ไม่ต้องมานั่งถามนัดเพื่อนว่าจะไปด้วยมั้ย ไม่ต้องมานั่งหาว่าจะต้องไปกินที่ไหน เป็นต้น Task เยอะแยะที่คุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่เข้ามาก็ได้ แต่อย่างว่าล่ะครับ มันอาจจะไม่สะใจคุณถ้าหากว่าคุณเป็นคน active สุดๆที่อยากจะต้องทำอะไรตลอดเวลาหรือว่าอยากวิ่งวุ่นเหมือนว่าเป็นคนที่มีอะไรทำอยู่ตลอดเวลา แต่แน่ใจแล้วหรือว่า คุณชอบที่จะวิ่งวุ่นอยู่อย่างงั้น ?

การปฏิเสธ Task ที่เป็นงานจากคนภายนอกก็เป็นเรื่องที่พึงกระทำได้ เช่น ถ้าหากว่าเป็นงานที่ office คุณอาจจะเอา task list แสดงให้ดูเพื่อความเห็นใจ หรือบอกคนที่จะจ่ายงานให้คุณ เพราะ ยังไงซะคนที่จะจ่ายงานให้คุณถ้าหาว่าเค้าเห็นว่าคุณไม่มี potential ที่จะทำได้ตอนนั้น เค้าก็ไม่อยากจะจ่ายงานมาให้สักเท่าไหร่ เพราะ กลัวว่างานจะไม่ออกหรืองานไม่เดินอยู่ดีครับ (แค่เสียโอกาสในการทำผลงานเท่านั้นเอง ก็แลกกันน่ะครับ)

นอกจากนี้ ให้พิจารณาปิด task หรือจบแบบ โดยที่คุณไม่ทำอะไรมันแล้ว

คุณอาจจะเลือกปิด task โดยคิดว่า task ไหนมันนานมากเกินไปแล้ว และตอนนี้มันก็ไม่ได้สำคัญเหมือนตอนที่ตอนที่เราเพิ่งใส่ task เข้าไปใหม่แล้วล่ะก็ ปิดมันไปเลยก็ได้ครับ แต่ต้องแน่ใจซะก่อนว่า ถ้าหากว่า task นั้นเป็น task ที่ได้รับการจ่ายงานมาจากคนอื่น ต้องบอกเค้าด้วยว่าเราจะไม่ทำแล้ว หรือ มันยังจะต้องทำอีกหรือไม่ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า จะไม่ได้โดนเล่นงานหรือตามเรื่องในภายหลัง เพราะ การปิด task แบบนี้เราก็เหมือนกับเป็นการเอางานออกไป ไม่ทำแบบดื้อๆน่ะครับ

สรุปประเด็นสำหรับบทความนี้กันเสียหน่อย

สังเกตได้ว่า เรื่องราวที่คุณอยากจะจำนั้น เหตุผลส่วนมาก็เพื่อที่จะ retreive ข้อมูลออกมาได้เมื่อจำเป็นต้องใช้มัน (just in case) แต่ก็ยังมีเรื่องราวอีกประเภทที่ผมแนะนำให้จดก็คือ เรื่องราวใดๆที่คุณคิดว่า คุณจะต้องออกแรงเพื่อหาข้อมูลนั้นซ้ำอีกครั้ง และ การได้มาซึ่งข้อมูลนั้นกินเวลายากเย็นเหลือเกินครับ เช่น ผมเคยหาว่าจะทำอย่างไรเพื่อที่จะทำให้ msn icon ใน Windows 7 ไม่แสดงบน taskbar  สิ่งที่เราต้องทำก็คือ Google หาวิธีการ และ ถ้าหากว่าคุณหาแล้ว เหมือนวาจะกินเวลา และเมื่อคุณได้วิธีการมาแล้ว แนะนำว่าให้จดเอาไว้แทนครับ โดยผมจะจดใส่ blog (เหมือนกับ website แห่งนี้ก็เป็นที่ฝาก memory ของผมอย่างหนึ่งเหมือนกัน) หรือว่าก็ไปจดเรื่องราวส่วนตัวใหม่อีกสักรอบใน Evernote คุณเองก็ได้ครับ ที่ผมเลือกจดเรื่องราวประมาณนี้ด้วยก็เพราะว่า ผมคิดแค่ว่าเมื่อคุณต้องทำอะไรใหม่ หรือทำงานนั้นซ้ำ แล้วถ้าหากว่าคุณจดแล้ว ทำให้คุณไม่ต้องมานั่งหาข้อมูลซ้ำว่าทำอะไรอย่างไร เรียกว่าการจดนั้นคุ้มค่าเวลากว่าเป็นไหนๆครับ

สรุปอุปกรณ์ที่ผมอ้างอิงในการจัดการ task มีดังต่อไปนี้ครับ

- กระดาษ ปากกา
- Toodledo
- ClockingIT
- Evernote
- Google Calendar
- Google Docs

ลองดูแล้วกันนะครับ ผมอยากจะเปิดเป็น course ฉาย powerpoint ซะจริงๆเลยครับเพราะว่ามันมีประเด็นลึกๆอีกมากมายครับ ยังไงถ้าหากว่าคุณคิดว่าน่าสนใจยังไงก็ comment ทิ้งเอาไว้น่ะครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• วิธีจัดการ งานเยอะ
• การเรียงขนม packaging
• clockingit
• Hide conversation skype เป็นยังไง
• วิธีใช้ toodledo

ถ้าหากว่าคุณทำงาน office หรือทำงานโรงงานที่พบปะหรือสื่อสารผู้คนมากหน้าหลายตา ทั้งหน้าเก่าและหน้าใหม่ สิ่งหนึ่งที่คุณจะเริ่มเรียนรู้ได้ที่จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงาน และจัดการเวลา หรือ งานที่คุณจะต้องทำ ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล คุณอาจจะต้องคำนึงถึงเรื่องเหล่านี้ให้เป็นนิสัยกันหน่อยก็ดีน่ะครับ

1. อย่าพยายามทำงานทุกอย่างที่ไหลผ่านเข้ามา

คุณไม่ได้มีเวลาเหลือเยอะแยะอย่างงั้นถ้าหากว่าคุณไม่ได้มีทีมเพื่อเอางานบางส่วนออกจากตัวคุณแล้วล่ะก็ยิ่งเป็นไปไม่ได้ใหญ่เลย สิ่งที่จะทำให้งานออกมาได้คุณค่ามากต่อเวลา เป็นไปได้สองทาง คือ การเพิ่มคนเข้ามาทำเพิ่ม โดยที่คุณเป็นคนกำกับงานเท่านั้น และให้คนที่เข้ามาใหม่ เรียนรู้ และเอาแนวคิดและวิธีการทำงานกับงานประเภทนั้นๆให้ได้ดี หรือ ถ้าเป็นไปได้ เอาคนที่มีความรู้ความคิดความอ่านเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ หรือ งานนั้นๆมาเลย เรื่องก็เดินได้เร็วขึ้น และได้ผลงานออกมาที่มีคุณภาพมากขึ้นได้ แต่อย่างไรก็ดี ถ้าหากว่าคุณไม่มีศักยภาพใดๆที่จะแพร่งานให้คนอื่นได้แล้ว สิ่งที่ต้องทำก็คือการ "ลำดับความสำคัญงาน" โดยใช้กฏ 80/20 หรือกฏของพาเรโต้ ที่บอกว่า งานได้ให้ผลลัพธ์ประมาณ 80%ของทั้งหมด จะเกิดจากงานจำนวนแค่ไม่เกิน 20%ของงานทั้งหมด (เรียกได้ว่าเอางานที่สำคัญมาทำนั่นเอง) การระบุได้ว่างานใดนั้นสำคัญหรือไม่สำคัญ หรือ ต้องเรียงอย่างไรนั้น ดูได้จาก Deadline ก็เป็นส่วนหนึ่ง ซึ่งถ้าหากว่าไม่มี เราก็ต้องระบุ Deadline เสมือนให้กับมันอยู่ดี เพื่อที่เราจะได้รู้ได้แน่ชัดว่างานใดสำคัญกว่ากัน

2. เลิกคิดเลยว่าคุณต้องทำทุกอย่างเดี๋ยวนั้น

งานที่ไหลเข้ามา จะต้องผ่านการกรองความสำคัญโดยประมาณจากข้อหนึ่งมาแล้วเสียก่อน คุณจะประเมินได้ในทันทีว่างานใดมันสำคัญไม่สำคัญ จากการตัดสินใจเมื่อรับรู้ว่ามันอาจจะต้องเป็นงานทันที แต่อย่างไรก็ดี งานใหม่ๆส่วนใหญ่จะไม่ได้ทำเดี๋ยวนั้น เพราะคุณก็มี process task ใดๆที่คุณกำลังทำอยู่ ณ เวลานั้นอยู่ดี ยกเว้นกรณีที่งานนั้นมันกินเวลาไม่มาก หรือ น้อยมาก น้อยกว่าสองนาที (สองนาทีทางอารมณ์น่ะครับไม่เอาเป้ะๆ) ก็ทำเพื่อกำจัด task นั้นออกจากสารระบบเสียครับ ไม่ก็เอางานไปให้คนอื่นทันที (แน่นอนว่าคุณก็ต้องพิมพ์ note งานเพื่อให้คนอื่นทำงานได้ หรือ สั่งงานคนอื่นพร้อมกับจด note เพื่อที่จะติดตามงานได้ ภายในสองนาทีเช่นเดียวกัน) งานที่โผล่มาใหม่นั้นถ้าหากว่าดูท่าจะต้องใช้เวลานานกว่านั้น ขอให้เอามาเข้าคิวงานและกำหนดความด่วน หรือความสำคัญให้มันด้วย

3. คุณหลีกเลี่ยงงานสำคัญไม่ค่อยจะได้ เพราะงั้นไม่ต้องไปอู้เตะหน่วงมัน

การผลัดวันประกันพรุ่ง เป็นเรื่องที่เป็นศัตรูกับ productivity ในการทำงานเป็นไหนๆ และ สองฝ่ายนี้ก็รบกันมานานแล้วซะด้วย การอู้เตะหน่วงงานที่ตัวเองคิดว่าสำคัญนั้น จะทำให้มีผลกระทบต่อนิสัยในการคิดของเราเอง และ เป็นการปรับสภาพความคิดความอ่านกับงานที่ทำให้ถอยด้อยค่าไป ซึ่งมันจะไม่ดีต่อตัวคนที่คิดแบบนี้เป็นแน่แท้ และ ในที่สุดคุณก็จะสนุกกับงานที่ไม่ได้เป็นประโยชน์ใดๆ หรืออยู่ทำงานไปวันๆ เรื่องแนวคิดผลัดวันประกันพรุ่งนี้เป็นภัยต่อตัวผู้คิดอย่างงั้น และ กระทบงานคนอื่นโดยวงกว้างได้ขอให้ระวังเอาไว้ให้มาก

4. รู้ไว้เลยว่าการวางแผนไม่จำเป็นต้องละเอียดที่สุด

ในทางตรงกันข้ามผมกำลังจะบอกว่า ทุกอย่างจะไมได้เป็นไปตามแผน และ แม้แต่คุณจะออกแบบแผนใดๆให้ละเอียดที่สุดมากเท่าไหร่แล้ว มันก็จะมี resolution ของ action ใดๆที่จะละเอียดมากกว่านั้นอยู่ดี เพราะงั้นการออกแบบแผนงานใดๆ ไม่ต้องเอารัดกุมสุด หากไม่ได้เกี่ยวกับความปลอดภัยของคนอื่นๆแล้ว มันจะมีการบิดพริ้วไปได้อยู่ดี แผนงานที่ละเอียดที่สุดนั้นจะกินเวลาในการออกแบบแผนงานมากขึ้น เพราะงั้นแล้วน่าจะลงรายละเอียดในระดับที่เหมาะสม คือ ออกแบบแผนงานไม่นานเกินไปและ ก็ได้เนื้อความละเอียดของแผนงานที่เอาไปเดินงานต่อไปได้ นอกจากนี้ในรายละเอียดจะขึ้นกับคนที่ action และก็ต้องไว้ใจเค้าเหล่านั้นด้วย หากมีการทำงานเป็นทีม คนเหล่านี้ต้องใช้หัวคิดในทุกๆกระบวนการที่เค้าต้องทำว่าจะทำอย่างไร และประเมินได้ว่า ควรจะมีการปรึกษาเพิ่มเติมหรือไม่อีกด้วย

5. บอกวัตถุประสงค์ไปเลยว่า ที่กำลังจะทำเพื่ออะไร หรือโจทย์ คืออะไรก่อนการสนทนา และการประชุม

การบอกโจทย์หรือวัตถุประสงค์ในการสนทนาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมหรือสนทนานั้นเข้าใจได้ว่า ที่เรียกกันมาคุยกันนี้เพื่อเหตุผลสิ่งใด เพระขณะทีคนเหล่านั้นกำลังฟังและรับรู้ จะเริ่มคิดหาคำถามและคำตอบ ข้อสงสัยและอื่นๆ ได้ในทันที เพราะ เค้าเหล่านั้นรู้แล้วว่า "เราคุยเรื่องอะไรกันอยู่ ก่อนที่เริ่มคุยในละเอียดกัน"

6. พยายามทำให้ทุกคนพอใจได้บ้าง แต่มันไม่ได้จะพอใจทุกคนได้ทุกกรณี

การประชุมระดมความคิดเห็น และหาแนวทางแก้ปัญหาหลายครั้งจะต้องมีความขัดแย้งทางความคิดเป็นเรื่องปกติ ดังนั้นแล้ว คนใดๆที่ในประชุมต้องเข้าใจก่อนว่า ต้องลดระดับ EGO ของตนลงมาในระดับที่ฟังความเห็นของทุกฝ่าย และจะทำให้ได้ข้อสรุปอย่างใดอย่างหนึ่งออกมาเพื่อดำเนินการต่อไป หรือแม้กระทั่งงานใดๆ ที่จะทำ หรือกำลังทำนั้นจะเป็นการขัดความคิดเห็นความอื่นบ้าง ก็เป็นไปได้ขอให้เข้าใจว่า เราเอาใจทุกคนในทุกๆเรื่องไม่ได้ เพราะงั้นไม่ต้องกลุ้มใจกับเรื่องที่จะไปขัดใจคนอื่นเค้าบ้างเป็นบางคราว

ผมว่ายังมีเยอะประเด็นที่จะเป็นแนวคิดที่เหมาะสมในที่ทำงาน เพื่อการดิวงานกับคนอื่น การคั้นความคิดและหาไอเดียในการประชุม และแนวคิดในการกลั้นกรองงาน เพื่อให้ได้ประสิทธิผลในการทำงานเป็นกลุ่มหรือเดี่ยวๆออกมาให้ได้คุณภาพมากสุด ถ้าหากว่ามีอะไรเพิ่มเติมก็ comment ทิ้งเอาไว้ได้น่ะครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• การจัดการงานที่มี dedline

พักนี้ดูเหมือนว่างานจะเข้าเยอะเป็นพิเศษทำให้ต้องมานั่งคิดอีกรอบว่า ลำดับ การคิดและการเดินงานมันเหมาะสมหรือไม่ ทั้งๆที่จริงๆแล้วก็ไม่ได้มีใครจะว่าอะไรหรอกถ้าหากว่างานเดินช้าหรือว่าไม่ได้เดินไปตามไปด้วยเวลาทีเหมาะสมครับ เพราะไม่ว่า Project ใดๆ คนที่กำหนด Due date หรือ Date line จะเหมือนมีแค่สองประเภทเท่านั้น คือ

ประเภทที่มี Due date ที่ตายตัวแน่นอน เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องส่งงานหรือ การบ้าน โดยเมื่อคุณส่งหรือดำเนินการช้ากว่ากำหนดไปแล้วคุณจะได้รับการลงโทษ หรือ เกิดผลเสียใดๆเกินขึ้นได้ อย่างเห็นได้ชัด เช่น การส่งรายงงานที่มีกำหนดแก่ทางราชการ การส่งงานหรือสินค้าต่อลูกค้า  Due date ประเภทนี้เป็นวันกำหนด Due ที่มีความกดดันให้กับผู้ที่ต้อง “ดำเนินการ” ให้กับผู้ทึ่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นคนที่ lead project หรือคนที่ดำเนินการเองครับ

สำหรับการวิธีป้องกันปัญหา ผลกระทบที่ไม่ดีที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ผมจะเลือกใช้วิธีการ “กำหนด fake due date” คือ ไม่มีคนรู้วันส่งจริง หรือ แม้กระทั่งตัวผมเองจะรู้ว่า Due date หรือ Date line นั้นมันวันที่เท่าไหร่ก็ตาม แต่ผมก็จะลืมๆมันไปซะแล้วก็เลือก Due date ใหม่ที่มันกระชับกว่านั้น โดยอาจจะ บวกเผื่อเวลาไว้วันสองวันหรือนานกว่าแล้วแต่ว่า งานนั้นมี working period มากน้อยแค่ไหน มันจะต้องดำเนินการทั้งโครงการนานแค่ไหน ผมว่าแค่สร้างเงื่อนไขลักษณะนี้กับ team งานหรือ กำหนดให้กับตัวเอง โอกาสผิดพลาดมันก็จะมีเหมือนเดิมแต่ว่าหลุด Due date นั้นจะน้อยลงไปแล้วแต่ว่าเราจะประเมินระยะเวลาเผื่อไว้มากน้อยแค่ไหนนั่นเองครับ

ประเภที่ไม่มี Due date แน่นอน เป็นงานส่วนใหญ่ของคนที่เกี่ยวกับการพัฒนางาน สินค้าหรือเป็นงานทั่วไป ที่ไม่ได้มีคนต้องมาบังคับอะไร หรือ ไม่สามารถประเมิน working period ได้แน่ชัด เพราะ จะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อยๆเมื่อเวลาเดินไป ผมขอยกตัวอย่างเช่น การพัฒนาสินค้าจะเห็นได้ชัดว่า เราไม่สามารถคาดการผลลัพธ์ในการผลิตสินค้าใหม่ออกมาได้ ถ้าหากว่าไม่พอใจหรือว่า การทดสอบผลิต เกิดความผิดพลาดก็แปลว่า ต้อดำเนินการต่อไปเพื่อให้ผล result ที่อยากจะได้ออกมา โดยประเมินเวลาไม่ได้แน่นอน

วิธีการที่ผมคิดว่าน่าจะดีที่สุด ในเรื่องงานที่เป็นลักษณะนี้ คือ “ทำมันเลย” เมื่อไม่มีงานที่มี Due date ที่แน่นอนอยู่ใน task list ของเราครับ เพราะ อย่างที่ผมบอกคือ เรากำหนดวันไม่ได้แน่นอน แต่ว่า เมื่อมันเสร็จแล้ว การที่เสร็จเร็วโดยมากก็น่าจะดีกว่าเสร็จช้าครับ (แต่ไม่ทั้งหมด) ที่ผมบอกว่าไม่ทั้งหมดเพราะว่า เมื่อเวลาเดินไป เราได้ผลการทดสอบหรือ การคิดอะไรใหม่ๆออกมา อาจจะมีเรื่องอื่นๆที่มีข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่คาดคิดเข้ามาได้ (อย่างไม่น่าเชื่อีกต่างหาก) ทำให้จริงๆถ้าหากว่าเรารอเวลาในการทำอะไรออกไปสักหน่อยแล้วเราก็จะได้ข้อมูลเพิ่มที่พระเจ้าประทานมา โอ้วมายกอท.. อะไรประมาณนั้นน่ะครับ (เรียกว่ามันมาเอง เพิ่มเติมให้เรารู้ได้หรือว่าคิดเพิ่มเติมได้ ซึ่งตอนแรก หรือขณะดำเนินการจะยังไม่มี จะยังไงคิด จะยังไม่เห็น)

ทั้งนี้ Task ที่ไม่มี Due date เราสามารถที่จะกำหนด Due date ให้กับมันได้เพื่อเป็นการกำหนด ให้ “ทำมันเลย” เมือ่ถึงเวลา แต่อย่างไรก็ดีถ้าหากว่าคุณมีความคิดจัดการงานแบบ Do it now อยู่แล้ว และ มี sense ในการเลือกงานทำที่ดีอยู่แล้ว ก็อาจจะไม่ต้องระบุ Due date ก้ได้แค่ว่าให้มันอยู่ใน task list หรืออยู่ใน inbox เพื่อให้คุณรู้ว่ามันจะต้องทำนั่นเองครับ

เน้นการเอางานออกไปให้คนที่เหมาะสมช่วยกันทำหรือส่งให้คนที่ทำได้ดีกว่าคุณทำด้วยเวลาที
่น้อยกว่า

การจัดการกับ Task ใดๆของผมส่วนมากแล้วจะต้อง assign หรือ Deligate งานให้กับคนอื่นที่เหมาะสมด้วยเวลาที่เหมาะสมและปริมาณ Load ที่เหมาะสม เพราะผมต้องการเอางานของผมออกจาก inbox หรือ task list ของผมเพื่อให้งานเดิน ครับ ผมก็คิดเหมือนกับว่า ตัวผมเป็นแค่ station เพียงแค่ station เดืยว คุณไม่สามารถที่จะทำงาน multitasking ได้จริงๆหรอกครับ (ถ้าหากว่าทำได้ก็เพราะงานอื่นๆที่คุณทำมันไม่จำเป็นต้องต้องการ focus ใดๆต่างหาก) เราไม่สามารถที่จะมีสมาธิกับสองเรื่องพร้อมกันได้อย่างสมบูรณ์ครับ ถ้าหากว่าคุณเห็นบางคนพิมพ์ computer แล้วฟังเรื่อยที่คุยกันไปด้วย ก็ให้คิดไว้ก่อนว่า ที่เค้าพิมพ์หรือทำอยู่กับ computer นั้นมันต้องการการ focus ที่ไม่มากนัก เช่น อาจจะสั่ง print out งาน อาจจะจัด file ที่ Desktop ให้ดูไม่รก หรือกำลังหา file เป็นต้น ตัวอย่างเหล่านี้ผมว่าน่าจะทำให้คุณเก็ตไอเดียได้ว่างานที่ไม่ต้องการ focus เป็นอย่างไรน่ะครับ

การ Deligate งานผมเลือกที่จะทำให้เกิดขึ้นแบบทางเดียวเสียมากกว่า เพราะ ถ้าหากว่าคุณยังต้องทำการ two way communicate อยู่แสดงว่าใบงานหรือ note ที่คุณพิมพ์เพื่อบอกงานคนอื่นเค้าทำได้ไม่ดี ไม่สมบูรณ์ และอย่าลืม comment เอาไว้ว่าถ้าหากว่าไม่เข้าใจให้โทรถามได้ทันที แปลว่าถ้าหากว่าไม่มีอะไรสงสัยคุณก็ไม่ต้องรอ Feedback ใดๆจากผู้รับงานครับ นั่นแปลว่าสิ่งที่คุณต้องทำต่อ คือ แค่กำหนด Due date เทียมเพื่อการติดตามงานเท่านั้น เมื่อถึงเวลาคุณก็โทรสอบถามงานและติดตามความคืบหน้าก็เท่านั้นเองครับ

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• due date แปลว่า
• due date แปล
• dateline แปลว่า
• due ส่งงาน
• กำหนดส่ง date line เพราะกว่า due date
• วันกำหนดส่ง date line

คงจะเป็นเรื่องแปลกมากๆถ้าหากว่าคนที่อ่าน web ผมเป็นประจำแล้วยังไม่ได้งาน Google mail หรือว่า Gmail ครับ เพราะว่า มันมี function การใช้งานที่ เรื่ยกว่า ฉลาด กว่า web mail จ้าวอื่นๆมากโขครับ หลักๆที่ผมเห็นว่ามันมีประโยชน์มากจริงๆก็จะเป็นพวก basic concept ที่มีมาตั้งแต่แรกของ Gmail แล้วน่ะล่ะครับ ก็คือพวก filter แล้วก็ label ทีเอาไว้แตกต่างว่า mail ไหนเข้าหมวดไหน ล่าสุด Gmail ก็ออกมาประกาศอีกครั้งว่า ถ้าหากว่าคนทีใช้ Gmail อยู่แล้วยังไม่รู้ว่า Gmail มีอะไรน่าใช้บ้าง ก็เข้าไปดูได้จาก

http://www.google.com/mail/help/tips.html#white

เค้าแบ่งความเชี่ยวชาญออกมาเป็นสายๆเหมือนกับยูโด หรือพวกนินจาว่าถ้าหากว่าโปรมากๆก็จะเป็นสายดำเป็นต้น ผมเข้าไปอ่านแล้วก็เพิ่งจะสังเกตว่าผมก็ยังไม่รู้อยู่บางประเด็นครับ หรือเพิ่งรู้ไม่นานมานี้ ก็เช่น ถ้าหากว่าคุณอยากจะ attach files มากกว่า 1 file คุณก็สามารถกด ctrl แล้วเลือก ไฟล์นั้นๆได้เลย ไม่เหมือนกับ จ้าวอื่นๆที่ต้องเลือก Browse ทีละ file แล้วก็กด attach ทีละครั้ง (อันนี้น้องผมเป็นคนบอกผมครับ แอบเห็นเค้าทำ ไม่ได้บอกผมตรงๆด้วยเน่ยะถ้าหากว่าไม่ได้แอบเห็นนี่ก็คงจะกดทีละไฟล์ไปเรื่อยๆต่อไป) แล้วก็อีกตัวที่เพิ่งรู้ว่าแต่ว่ายังไม่เคยใช้ก็คือ การ search super star คือ เราบอกว่าได้ให้ค้นหาเฉพาะพวกที่ติดดาวสีแดง สีเหลือง อะไรก็สุดแล้วแต่น่ะครับ นั่นก็แปลว่า ก่อนที่คุณจะใช้งานได้จริงๆ คุณก็ต้องกำหนดกับตัวเองอยู่เหมอืนกันน่ะครับว่า ความหมายของดาวหรือสัญลักษณ์แต่ละแบบมันหมายความว่าอย่างไร ของผมจะมีความหมายโดยเอาแบบ Get things done เป็นตัวกำหนดน่ะครับ ก็เช่น ถ้าหากว่าเป็นลูกศรไปทางขวาแปลว่า delegate to others แปลว่าให้คนอื่นทำ หรือว่า ถ้าหากว่าอยากรอไว้ก่อน ไม่ได้ทำตอนนี้ Defer เอาไว้ ก็จะเป็นอีกรูปนึง ส่วนงานที่ไม่ทำแน่ๆเพราะว่าไม่ worth doing ไม่คุ้มกับการออกแรงออกเวลาไปทำมันก็ delete มันซะก็จะไม่มีสัญลักษณ์ใดๆ ไม่ลบไปก็ archive ไปน่ะครับ

ถ้าหากว่าคนที่ไม่เคยรู้เรื่อง GTD  มาก่อนผมเล่าให้ฟังคร่าวๆได้น่ะครับ ก็คือ

งานใดๆ (task) เราสามารถที่จะมี action กับมันได้แค่สี่อย่างเท่านั้นเอง คือ

1. ทำมันซะ (do it)

2. ไม่ทำมันลบมันไปเลย (ไม่คุ้มกับเวลาที่จะทำ)

3. เอาไปให้คนอื่นทำ (Delegate to others)

4. รอไปก่อนแต่ว่าจะกลับมาคิดใหม่ว่าจะทำ 1 หรือ 2 หรือ 3 (Defer งานครับ)

ผมก็คิดๆดูแล้ว มันก็ไม่สามารถทำอย่างอื่นได้จริงๆน่ะหละ ไมว่าคุณจะขยันหรือขี้เกียจมากเพียงใด คุณก็ต้องกระทำกับงานใดๆภายในสี่อย่างนี้เท่านั้นครับ

เพราะฉะนั้นแล้ว Gmail Super star  เป็นอีก function หนึ่งสำหรับคนที่อยากจัดการกับงานที่ไหลเข้ามาทาง inbox  Gmail อย่างเป็นระบบจริงๆอาจจะเอาไปประยุกต์ใช้ได้แบบที่ผมเล่าให้ฟังนี่ก็ได้น่ะครับผม

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• gtd คือ
• getting things done thai
• getting things done ฉบับแปลไทย
• gtd แปลไทย
• GTDหมายถึง
• การใช้ gtd
• ขอ gtd ใช้กับเมล์

Get things done : แนวคิดกับการประยุกต์ใช้งานจริง

Get Things done (โดย David Allen) เป็น concept เพื่อการบริหารงาน (task) เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาเป็น project จนสำเร็จได้อย่างเป็นระบบ (systematic approach) ผมเคยอ่านหนังสือเล่มนี่เอาไว้นานแล้วเมื่อปีกลาย (แปลว่าปีที่แล้วน่ะครับสำหรับคนที่ไม่รู้ศัพท์โบราณหน่อย) โดยหนังสือที่ว่านี่ผมได้สั่งซื้อมาจาก amazon.com แล้วก็ ณ เวลานี้ก็ไม่มีคนแปลมันอยู่ดี (หรือว่ามีแล้วไม่รู้ แอ้ะชักไม่แน่ใจแต่ว่าผมก็เดินตามแผงหนังสือออกจากบ่อยอยู่เหมือนกันน่ะครับ ก็ไม่เห็นนะ) วิธีการเพื่อการเอามาประยุกต์ใช้ก็ไม่ยากอะไรแต่ที่พิมพ์ออกมาได้เป็นเล่มเลยก็เพราะว่าเค้าอธิบายให้ละเอียด แล้วก็ประยุกค์ใช้ในระดับ "การดำรงชีวิตอย่างมีเป้าหมาย" กันเลยก็ว่าได้ แต่ผมจะไม่พูดอะไรถึงตรงนั้นน่ะครับ เพราะว่า น้อยคนนักที่จะดำรงชีวิตอย่างมีเป้าหมาย หรือ แค่ออกตัวก็ไม่คิดกันแล้วเพราะซะนั้นพิมพ์ไปก็ได้แค่อ่านเท่านั้นครับ (ฟังดูน่าเศร้าเนาะ แต่ว่าไม่อยากจะโม้เยอะเก็บเอาไว้โม้วันหลังจะดีกว่าน่ะครับ)

ผมคงเล่าให้ฟังประมาณนี้ก่อนดีกว่าว่า แนวคิดนั้นเริ่มต้นด้วยการที่ คนอยากทำงานหรือเดินเรื่องได้อย่างมีประสิทธิภาพ (produtivity สูงกว่าคนปกติ หรือ ตัวเองที่ไม่ได้จัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้) แน่นอนว่าเราต้องรู้ตัวซะก่อนว่าเราจะทำอะไรแล้วอยากทำอะไรหรือว่าเรากำลังทำอะไรอยู่ แล้วกลั่นออกมาทั้งหมด จากหัว มาเป็น text หรือข้อความพิมพ์เก็บเอาไว้ครับ เพื่ออะไรเพื่อที่จะไม่ทำให้หัวเรา "รก" คนที่คิดว่าเรางานเยอะทำอะไรก็ดูเหมือนกะเหนื่อยหน่ายทำแล้วไม่มีที่สิ้นสุดหรือว่าทำอะไรไม่จบสักที ไม่ done สักทีแล้วรู้สึกว่า "มันเยอะ!" ก็เพราะว่าไม่มีอออกมาจากหัวเราไงล่ะครับ หัวเราก็เหมือนกะคอมพิวเตอร์น่ะหละ ถ้าหากว่าจำไว้ชั่วคราวแบบนี้มันกิน ram ครับเพราะเรื่องพวกนี้เราอยากจะจำได้นึกได้เมื่อถึงเวลาและมันก็สำคัญซะด้วยทำให้เราจำเป็นต้องจำให้ได้ นึกให้ออกแต่กลับไม่จดออกมา ผมคิดไม่ออกจริงๆถ้าหากว่าผมไม่จดออกมาผมคงหัวโตไปแล้วน่ะครับ เพราะมีช่วงหนึ่งที่ผมรู้สึกหนักหัวเพราะมันต้องประมวล ram เก็บเรื่องเอาไว้ แต่ผมผ่านเรื่องแบบนั้นมาแล้ว และตอนนี้ก็มีแนวคิดในการจัดการกับ task และ project และ note ได้อย่างเป็นระบบจนทำให้เหมือนกะว่าไม่ต้องทำอะไรเลยวันๆ เบาๆ ไม่หนักหัว เอาหัวไปคิดเรื่องที่มันมีประโยชน์กะตัวเองและคนอื่นๆทั้งโลกจะดีกว่าครับ ไม่ต้องเอาคลุกกะเรื่องเล็กๆแต่เยอะๆเหมือนที่เคยเป็นมา

รวมๆแล้วเรื่องที่เราอยากจะทำหรืออยากจะจำมันมีอยู่ สอง แบบคือ เรื่องที่เป็น project และเรื่องที่เตือนเมื่อถึงเวลา (แต่จริงๆแล้วยังมีอีกแบบก็คือ เรื่องที่อยากจะโดนเตือนเมื่อถึงตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งหรือสถานที่ใดสถานที่หนึ่งบนโลก)

ผมขอพูดเรื่องที่สองก่อนแล้วกันนะครับคือเรื่องงานเมื่อถึงเวลา เพราะว่ามันอธิบายได้ง่ายและจัดการมันได้ง่ายๆด้วยครับ งานหรือสิ่งที่ต้องจำแบบนี้ หรือเป็นพวกนัดหมาย tools หลักเพื่อการจดบันทึกเรื่องนี้ก็คือ calendar หรือ ปฏิทินธรรมดานี่เองครับ (หรือถ้าหากว่าคุณเป็นคนใช้ชีวิต online หรือเปิดคอมมากกว่า 80% ของเวลาที่คุณลืมตาตื่นแล้วล่ะก็ .. Google Calendar น่าจะเหมาะกว่าน่ะครับ)  วิธีการก็คือ ให้เราจดเนื้อความว่าจะทำอะไรไว้ที่ปฏิทินก็เท่านั้นเอง เมื่อถึงเวลาใดเวลาหนึ่งเราก็ดูเนื้อความนัน้เพื่อเตือนความจำว่า นี่หละคือ action ที่เราจะกระทำหรือกำลังจะต้องทำ ณ เวลานั้นๆครับ ผ]]
>

คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:

• get it done แปลว่า
• get done แปลว่า
• getting thing done คือ
• getting done แปลว่า
• gtd (get things done) concept
• getting things done แปลไทย
• getting things done ไทยGetting Things Done (GTD) by David Allen
• have something past participleหมายถึง
• it get shit done แปลวา
• the things that get rewarded get done หมายถึง